Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan
Untuk admin: membuat akun masuk bagi ustadz, bendahara, pimpinan, dan staf lain, memberi role, membatasi akses unit, dan mengatur izin tiap role.
Untuk: Admin & Operator
Diperbarui 9 Oktober 2026
Panduan ini untuk admin. Hasilnya, setiap pengurus pesantren punya akun sendiri dan hanya melihat menu sesuai role-nya. Setelah masuk, tiap akun langsung dibawa ke halaman yang sesuai, mis. pimpinan ke Dasbor Pimpinan.
Siapkan nama, email, dan password awal (minimal 6 karakter) untuk tiap orang. Akun wali santri tidak dibuat di sini; lihat Menyiapkan akun wali santri.
-
Buat akun ustadz dari Data Pegawai
Ustadz yang tercatat sebagai pegawai sebaiknya dibuatkan akun dari data pegawainya. Buka Kepegawaian > Data Pegawai, klik Tambah Ustadz/Staff (atau ikon edit pada pegawai yang sudah ada), lalu nyalakan Buatkan Akun Login Secara Otomatis.
Isi Email Login dan Password Sementara, pilih Ustadz di Role / Tipe User, lalu klik Simpan Data.
Tips: Dengan cara ini akun langsung tersambung ke data pegawainya. Pegawai yang sudah punya akun ditandai tulisan Akun user sudah tersedia.
-
Buka Manajemen Akun
Untuk bendahara, pimpinan, dan staf lain, klik Pengaturan > Manajemen Akun, lalu Tambah User. Jendela Tambah User Baru terbuka.
-
Isi data akun
Isi Nama Lengkap, Email, dan Password (minimal 6 karakter). Username boleh diisi sebagai nama masuk alternatif di web. Biarkan Status Akun pada Aktif; akun Nonaktif tidak bisa masuk ke web maupun aplikasi.
Tips: Email dan username tidak boleh sama dengan akun lain.
-
Centang role yang sesuai
Di Hak Akses Tambahan (Roles), kotak Admin sudah tercentang; hapus centangnya bila akun ini bukan admin. Lalu centang role yang sesuai, mis. Bendahara untuk bendahara.
Untuk pimpinan pesantren, cukup centang Pimpinan. Satu akun boleh memegang beberapa role; keterangan Jenis akun di bawah daftar role menunjukkan role utama yang dipakai.
Setelah role dicentang, kolom Tautkan ke Data Pegawai muncul di kiri. Ketik nama atau NIP lalu pilih pegawainya, supaya presensi di Santri Ku tersambung ke akun ini. Untuk Ustadz dan Pengurus yang belum ada di Data Pegawai, kosongkan saja: data pegawai baru dibuat otomatis.
Tips: Role Pimpinan membuka Dasbor Pimpinan dan laporan di Pusat Laporan, semuanya hanya untuk dibaca. Role Waka_kurikulum dan Waka_kesiswaan biasanya dicentang bersama Ustadz.
-
Batasi akses unit bila perlu
Bila pesantren Anda punya beberapa unit, form menampilkan Akses unit. Centang unit yang boleh dibuka akun ini, atau kosongkan bila akun boleh membuka semua unit, mis. bendahara yayasan.
Penjelasan unit ada di panduan multi-unit.
Tips: Pembatasan unit juga berlaku di aplikasi Santri Ku.
-
Simpan dan periksa akun
Klik Simpan. Akun baru muncul di daftar dengan kolom Tipe & Status dan Roles sesuai pilihan Anda.
Untuk menonaktifkan akun tanpa menghapusnya, matikan sakelar di kolom Aksi dan setujui konfirmasi yang menyebut nama akunnya. Cara lain: klik ikon pensil, pilih Nonaktif di Status Akun, lalu simpan.
Akun Nonaktif ditolak saat masuk ke web, Cek Santri, dan Santri Ku dengan pesan Akun Anda dinonaktifkan. Hubungi admin pesantren. Sesi aplikasinya yang sedang berjalan dihentikan, dan sesi web-nya berakhir saat membuka halaman berikutnya.
Tips: Bila jendela tidak tertutup setelah klik Simpan, form menampilkan Belum bisa disimpan di bagian atas. Perbaiki kolom yang bertulisan merah, mis. email sudah dipakai. Akun yang sudah punya aktivitas tidak bisa dihapus, hanya dinonaktifkan. Bila akun itu sedang masuk di aplikasi, pesan berhasil menonaktifkan diakhiri "Sesi aplikasi akun ini sudah dihentikan." Untuk mengaktifkan kembali, nyalakan lagi sakelarnya.
-
Atur izin tiap role bila perlu
Izin bawaan tiap role sudah disiapkan. Untuk mengubahnya, buka Pengaturan > Manajemen Role, klik Edit Izin pada role, centang atau hapus centang izin di Hak Akses (Permissions), lalu klik Simpan Role.
Untuk role baru, klik Tambah Role dan isi Nama Role dengan huruf kecil dan tanda hubung, mis.
ustadz-senior.Tips: Perubahan izin berlaku untuk semua akun yang memegang role tersebut. Role admin tidak bisa dihapus.
-
Serahkan data masuk kepada pemilik akun
Beri tahu pemilik akun email dan password awalnya. Di web Sistem Pesantren mereka bisa masuk dengan email atau username; di aplikasi Santri Ku, gunakan email.
Minta mereka segera mengganti password lewat menu profil di kanan atas, Ubah Password.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.