Cari

Memulai

Mengisi pengaturan pesantren dan logo Untuk admin: mengisi nama, logo, alamat, rekening pembayaran, format kwitansi, dan WhatsApp pesantren agar tampil benar di halaman masuk, kartu santri, dan kwitansi. Membuat tahun ajaran dan semester Untuk admin: membuat tahun ajaran, menandai yang aktif, dan memeriksa rentang semester Ganjil dan Genap yang dibuat otomatis. Menyiapkan tingkatan, kelas, dan kamar asrama Untuk admin: membuat tingkatan (mis. MTs dan MA), daftar kelas, serta kamar asrama beserta kapasitasnya sebelum data santri dimasukkan. Memasukkan data santri dan wali dari Excel Untuk admin: mengimpor banyak santri sekaligus beserta akun walinya dari berkas Excel, mencatat password awal wali, dan menambah satu santri secara manual. Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan Untuk admin: membuat akun masuk bagi ustadz, bendahara, pimpinan, dan staf lain, memberi role, membatasi akses unit, dan mengatur izin tiap role. Menyiapkan akun wali santri untuk aplikasi Cek Santri Untuk admin dan wali: memastikan setiap wali punya akun, mengirim link pembuatan password lewat WhatsApp, dan cara wali masuk ke aplikasi Cek Santri dengan NIS anak.

Pembayaran & Tagihan

Membuat jenis pembayaran dan tagihan bulanan santri Untuk bendahara dan admin: membuat jenis pembayaran seperti SPP, lalu membuat tagihannya untuk semua santri sekaligus, otomatis setiap tanggal 1, atau satu per satu. Menyalakan pembayaran online lewat payment gateway Untuk bendahara dan admin: menghubungkan Midtrans atau iPaymu agar wali bisa membayar tagihan dari Cek Santri lewat QRIS, Virtual Account, atau e-wallet, dan tagihan langsung lunas tanpa verifikasi manual.

Akuntansi

Mengelola unit usaha pesantren (BUMP) Untuk admin, bendahara, dan pimpinan: membuat unit usaha seperti kantin atau koperasi, mencatat omzet, belanja, dan hutangnya dengan memilih unit itu, menyetor laba ke yayasan lewat Kas & Bank, lalu membaca kinerjanya di Dasbor Pimpinan.

Akademik

Mengisi absensi santri dan melihat rekapnya Untuk ustadz dan admin: mencatat kehadiran santri per jadwal pelajaran setiap hari, lalu memeriksa rekap kehadiran per kelas lengkap dengan persentase hadir dan unduhan Excel. Mengisi nilai santri dan mencetak e-rapor Untuk ustadz dan admin: menyiapkan kategori nilai, mengisi nilai per kelas dan mata pelajaran, mengunci nilai, melihat rekap nilai, lalu menyusun dan mengunduh e-rapor PDF per semester. Memeriksa dan menyetujui modul ajar sebagai waka kurikulum Untuk waka kurikulum dan admin: memantau modul ajar semua ustadz di Dashboard Waka Kurikulum, membaca kelengkapan per mata pelajaran, lalu menyetujui atau mengembalikan modul dengan catatan perbaikan yang dikirim ke aplikasi Santri Ku ustadz. Menyiapkan mata pelajaran, kitab, materi hafalan, dan ruangan Untuk admin: mengisi data master akademik, yaitu daftar kitab, mata pelajaran, materi hafalan, dan ruangan, agar bisa dipilih saat membuat jadwal pelajaran, mengisi jurnal mengajar, mencatat setoran hafalan, mengisi nilai, dan menyusun modul ajar.

Kesiswaan

Mencatat pelanggaran santri dan poinnya Untuk pengurus dan admin: menyiapkan daftar pelanggaran lengkap dengan tingkat, poin, dan sanksi bawaannya, mencatat pelanggaran santri, memberi tahu wali lewat Cek Santri, menandai sanksi selesai, dan memantau akumulasi poin. Mengelola izin keluar dan pulang santri Untuk pengurus dan admin: memeriksa pengajuan izin dari wali di Cek Santri atau mencatat izin sendiri, menyetujui atau menolaknya, mencatat santri keluar dan kembali, serta mengenali santri yang terlambat kembali. Mencatat santri sakit dan kesembuhannya Untuk pengurus kesehatan dan admin: mencatat santri yang sakit beserta keluhan dan tindakannya, menandai santri dirujuk atau sembuh, serta memahami riwayat kesehatan yang dilihat wali di aplikasi Cek Santri. Mengatur jadwal dan menerima kunjungan wali Untuk pengurus dan admin: membuka jadwal kunjungan mingguan dengan kuota, menyetujui atau menolak pengajuan kunjungan dari wali di Cek Santri, mencatat tamu yang datang langsung, dan menandai kunjungan selesai. Membuat kegiatan asrama dan mengisi absensinya Untuk pengurus asrama dan admin: membuat daftar kegiatan asrama seperti halaqah, muhadharah, atau shalat berjamaah, lalu mencatat kehadiran santri per kegiatan dan tanggal. Hasilnya tampil di menu Absensi Asrama pada aplikasi Cek Santri. Mencatat prestasi santri Untuk pengurus dan admin: mencatat prestasi santri lengkap dengan tingkat dan tanggalnya, lalu mencari, memperbaiki, dan menghapus catatan prestasi. Prestasi yang dicatat juga bisa dilihat wali di aplikasi Cek Santri. Melihat detail santri, mengubah data, dan mencetak kartu santri Untuk admin: membuka profil lengkap santri beserta riwayat absensi, hafalan, tagihan, nilai, pelanggaran, dan kelas, mengubah biodata dan foto, lalu mengunduh kartu santri satu per satu atau mencetak kartu satu kelas sekaligus. Kenaikan kelas, pindah kelas, dan pindah kamar santri Untuk admin: menaikkan kelas banyak santri sekaligus di akhir tahun ajaran, meluluskan santri kelas akhir, mengaktifkan tahun ajaran baru, serta memindah kelas atau kamar seorang santri di tengah tahun. Mencatat santri keluar, lulus, dan data alumni Untuk admin: mencatat santri yang keluar atau pindah sekolah, meluluskan santri, mencatat santri pindahan, mengaktifkan kembali santri yang keliru dicatat, memahami dampaknya pada tagihan dan akun wali, serta membaca laporan Mutasi Santri dan Data Alumni. Mencatat daftar kegiatan rutin santri Untuk admin: menyusun daftar kegiatan rutin pesantren, mis. halaqah atau kajian kitab, lengkap dengan jam, tempat, hari, penanggung jawab, dan tingkat kelas. Kegiatan rutin hari ini tampil di kartu Kegiatan Hari Ini pada Dashboard.

Kepegawaian & Gaji

Mengelola data pegawai dan jabatan Untuk admin: membuat daftar jabatan, menambah ustadz dan staf beserta status kepegawaian, unit tugas, dan akun masuknya, mengimpor banyak pegawai dari Excel, serta melengkapi riwayat pendidikan dan sertifikat. Mengatur presensi pegawai, lokasi absen, dan jadwal kerja Untuk admin: membatasi presensi Santri Ku ke area pesantren, membuat jadwal kerja agar keterlambatan tercatat, memeriksa dan mengoreksi presensi harian, membaca rekap absensi, serta cara pegawai melihat riwayat presensinya di web. Mengajukan dan menyetujui izin pegawai Untuk admin, ustadz, dan staf: menyiapkan kategori izin dan aturan potong gaji, mengajukan izin seharian atau per jadwal mengajar beserta buktinya, lalu menyetujui, menolak, atau membatalkan keputusan sebelum gaji bulan itu dikunci. Menilai kinerja pegawai per periode Untuk admin dan pimpinan: menyiapkan aspek penilaian berbobot, membuat periode (mis. semester), memberi skor 1 sampai 5 per aspek dengan acuan kehadiran, membaca rekap dan predikat, mengunduh Excel, lalu mengunci periode.

Pendaftaran (SPMB)

Menyiapkan gelombang, jalur, dan berkas pendaftaran Untuk admin: membuat gelombang pendaftaran dengan periode, kuota, dan biaya, menambah jalur beserta potongan biayanya, mengatur berkas persyaratan per tingkatan dan jalur, lalu membuka formulir pendaftaran online bagi calon santri. Memeriksa berkas, menyetujui, dan menolak pendaftar Untuk admin dan panitia SPMB: memeriksa berkas tiap pendaftar, meminta perbaikan, memverifikasi, menyetujui sampai santri dan akun walinya terbentuk, menolak dengan alasan, mencetak formulir, dan mendaftarkan calon santri yang datang langsung. Mencatat biaya pendaftaran dan membayar fee perujuk Untuk bendahara dan admin: memeriksa bukti transfer biaya pendaftaran, menandai lunas pembayaran tunai atau transfer, menolak bukti yang tidak sesuai, serta mengatur, membayar, dan mencetak receipt fee perujuk SPMB. Pendaftaran santri baru (SPMB) Gelombang dan jalur pendaftaran, formulir publik, berkas, biaya pendaftaran online, cek status, serta fee perujuk.

Inventaris

Mendata barang inventaris beserta kategori dan lokasinya Untuk admin dan petugas sarana prasarana: menyiapkan kategori barang dan lokasi penyimpanan, mendata setiap aset beserta nilai, kondisi, dan penanggung jawabnya, mencetak label QR, lalu memantau ringkasannya di Dashboard Aset. Mencatat peminjaman, mutasi, pemeliharaan, dan penghapusan aset Untuk admin dan petugas sarana prasarana: mencatat aset yang dipinjam dan dikembalikan, termasuk lewat pindai kode QR, memindahkan barang antarruangan, mencatat servis beserta biayanya, dan menghapus aset yang rusak total, dijual, dihibahkan, atau hilang.

Perpustakaan

Menyiapkan petugas, rak, dan koleksi buku perpustakaan Untuk admin dan pustakawan: menunjuk pegawai sebagai Pustakawan, menyiapkan kategori dan rak, mendata buku satu per satu atau lewat impor Excel, lalu memeriksa Katalog Buku yang dipakai santri dan ustadz untuk mencari buku dan mengajukan pinjaman. Melayani peminjaman, pengembalian, denda, dan kunjungan perpustakaan Untuk admin dan pustakawan: mengatur denda dan batas pinjam, menyetujui pengajuan dari Katalog Buku, mencatat pinjam langsung dan pengembalian beserta dendanya, menjual buku, mencatat absen kunjungan, serta memeriksa rekap kunjungan dan pembukuan perpustakaan.

Kantin

Menyambungkan aplikasi Kantin ke MyPesantren Untuk admin: menyambungkan aplikasi Kantin terpisah ke MyPesantren lewat kode sambung, memeriksa pratinjau pencocokan data, mengaktifkan, masuk ke Kantin tanpa login ulang, menjaga data santri tetap sinkron, dan memutus sambungan bila perlu. Mengisi saldo dompet santri dan mengatur batas jajan Untuk admin, bendahara, dan wali: mengisi saldo dompet Kantin secara tunai, memindahkan tabungan atau kelebihan bayar ke dompet, mengatur kartu RFID dan limit harian, membuat atau mereset PIN, mengatur batas jajan harian anak, dan memeriksa riwayat dompet. Mengelola tenant, produk, stok, kasir, dan kiosk Kantin Untuk admin dan petugas kantin: menyiapkan akun petugas, menambah tenant dan menugaskan pengelolanya, mendaftarkan produk dan stok, melakukan stock opname, melayani belanja di Kasir POS dengan saldo kartu atau tunai, menyiapkan kiosk santri, dan membaca Laporan Keuangan kantin.

Komunikasi

Membuat pengumuman dan mengirimkannya ke aplikasi Untuk admin: membuat pengumuman dengan gambar atau lampiran, memilih sasarannya (wali, ustadz, dan lainnya), mengirim pemberitahuan ke aplikasi Cek Santri dan Santri Ku beserta WhatsApp ke wali, lalu mengubah, menonaktifkan, atau menghapusnya.

Pengaturan

Multi-unit: beberapa jenjang dalam satu aplikasi Mengelola beberapa jenjang atau unit (mis. SMP dan SMA) dalam satu aplikasi: data, hak akses pegawai per unit, laporan, dan aplikasi mobile. Membaca log aktivitas untuk audit Untuk admin: menelusuri siapa yang menambah, mengubah, atau menghapus data, kapan, dan dari mana, memakai saringan tanggal, aksi, tabel, dan pengguna, lalu membandingkan nilai lama dan nilai baru di detail log.

Dukungan

Menghubungi tim dukungan dari aplikasi Pengurus pesantren dapat menghubungi tim dukungan langsung dari aplikasi Sistem Pesantren, tanpa perlu mengetik ulang nama pesantren atau versi aplikasi.