PUSAT BANTUAN

Ada yang bisa kami bantu?

Panduan langkah demi langkah memakai Sistem Pesantren, untuk pengurus pesantren, wali santri, dan staf.

Mulai di sini

Baru memakai Sistem Pesantren? Ikuti urutan ini untuk menyiapkan pesantren Anda dari awal.

  1. Mengisi pengaturan pesantren dan logoUntuk admin: mengisi nama, logo, alamat, rekening pembayaran, format kwitansi, dan WhatsApp pesantren agar tampil benar di halaman masuk, kartu santri, dan kwitansi.
  2. Membuat tahun ajaran dan semesterUntuk admin: membuat tahun ajaran, menandai yang aktif, dan memeriksa rentang semester Ganjil dan Genap yang dibuat otomatis.
  3. Menyiapkan tingkatan, kelas, dan kamar asramaUntuk admin: membuat tingkatan (mis. MTs dan MA), daftar kelas, serta kamar asrama beserta kapasitasnya sebelum data santri dimasukkan.
  4. Memasukkan data santri dan wali dari ExcelUntuk admin: mengimpor banyak santri sekaligus beserta akun walinya dari berkas Excel, mencatat password awal wali, dan menambah satu santri secara manual.
  5. Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinanUntuk admin: membuat akun masuk bagi ustadz, bendahara, pimpinan, dan staf lain, memberi role, membatasi akses unit, dan mengatur izin tiap role.
  6. Menyiapkan akun wali santri untuk aplikasi Cek SantriUntuk admin dan wali: memastikan setiap wali punya akun, mengirim link pembuatan password lewat WhatsApp, dan cara wali masuk ke aplikasi Cek Santri dengan NIS anak.

Panduan sesuai peran Anda

Memulai

Pembayaran & Tagihan

Bayar beberapa tagihan sekaligus Untuk wali santri yang memakai aplikasi CekSantri. Beberapa tagihan, termasuk tagihan beberapa anak, bisa dibayar dalam satu transaksi sehingga biaya admin pembayaran online (bila ada) hanya dikenakan sekali. Biaya admin pembayaran online Pesantren dapat memilih agar biaya admin pembayaran online (QRIS, Virtual Account, e-wallet) ditanggung wali. Biaya ini berupa nominal tetap per transaksi. Membuat jenis pembayaran dan tagihan bulanan santri Untuk bendahara dan admin: membuat jenis pembayaran seperti SPP, lalu membuat tagihannya untuk semua santri sekaligus, otomatis setiap tanggal 1, atau satu per satu. Mencatat pembayaran tunai atau cicilan dan mencetak kwitansi Untuk bendahara: mencatat tagihan yang dibayar wali langsung ke pesantren, termasuk pembayaran sebagian (cicilan), memverifikasinya, lalu mencetak kwitansi dan laporan penerimaan. Menyalakan pembayaran online lewat payment gateway Untuk bendahara dan admin: menghubungkan Midtrans atau iPaymu agar wali bisa membayar tagihan dari Cek Santri lewat QRIS, Virtual Account, atau e-wallet, dan tagihan langsung lunas tanpa verifikasi manual. Mengatur rekening tujuan dan memverifikasi bukti transfer Untuk bendahara: mendaftarkan rekening bank atau e-wallet pesantren, lalu memeriksa bukti transfer yang dikirim wali dari Cek Santri dan memverifikasi atau menolaknya. Membaca laporan tunggakan dan mengirim pengingat WhatsApp Untuk bendahara dan pimpinan: melihat siapa saja yang menunggak per santri dan per kelas, mengunduhnya ke Excel, lalu mengingatkan wali lewat WhatsApp, sekali kirim atau otomatis setiap Senin.

Tabungan & Kas

Akuntansi

Metode akuntansi accrual (piutang santri) Mencatat tagihan sebagai piutang dan pendapatan pada bulan layanannya, lengkap dengan saldo awal piutang, potongan/beasiswa, dan cara kembali ke metode cash. Jurnal tabungan santri Mencatat tabungan santri di buku besar sebagai titipan (kewajiban): saldo awal dengan pratinjau, setor/tarik otomatis, dan penyesuaian bila saldo tidak sama. Jurnal dompet santri dan setoran ke Kantin Mencatat top-up dompet online sebagai dana dompet yang dipegang pesantren, dan mencatat setoran dana dompet ke Kantin. Membaca laporan keuangan: neraca, laba rugi, arus kas, dan buku besar Untuk bendahara dan pimpinan: membuka Laporan Keuangan, memilih periode dan unit, membaca Laba Rugi, Neraca, Neraca Saldo, Perubahan Modal, Arus Kas, dan Buku Besar, lalu mengunduhnya sebagai PDF atau Excel. Memeriksa laporan keuangan dan tutup buku bulanan Untuk bendahara dan pimpinan: memeriksa Laba Rugi dan Neraca, mengunduhnya sebagai PDF atau Excel, lalu menutup buku per bulan agar transaksinya terkunci. Termasuk cara membuka kembali periode bila perlu koreksi. Mengatur daftar akun (COA) dan mencatat saldo awal Untuk bendahara: memahami daftar akun, menambah, mengubah, atau menonaktifkan akun kas, bank, pendapatan, dan beban, lalu mencatat saldo awal pembukuan lewat satu jurnal manual agar Neraca sesuai dengan kondisi uang pesantren. Mencatat dan mengoreksi jurnal di Jurnal Umum Untuk bendahara: membaca Jurnal Umum yang juga berisi jurnal otomatis dari menu lain, mencatat jurnal manual yang seimbang, mengubahnya, dan membatalkan jurnal yang salah, termasuk aturan untuk bulan yang sudah tutup buku. Melihat saldo dan memindahkan dana di Kas & Bank Untuk bendahara: melihat saldo setiap akun kas dan rekening menurut pembukuan, mencatat pindah dana antarakun seperti setor tunai ke bank atau pencairan dana payment gateway beserta biaya admin bank, dan membatalkan pemindahan yang salah. Mencatat hutang pesantren dan pelunasannya Untuk bendahara: mencatat pinjaman atau pembelian kredit, memantau jatuh tempo, mencatat cicilan beserta bunga atau margin, serta membatalkan cicilan atau menghapus hutang yang salah catat. Semuanya otomatis masuk jurnal. Mengelola unit usaha pesantren (BUMP) Untuk admin, bendahara, dan pimpinan: membuat unit usaha seperti kantin atau koperasi, mencatat omzet, belanja, dan hutangnya dengan memilih unit itu, menyetor laba ke yayasan lewat Kas & Bank, lalu membaca kinerjanya di Dasbor Pimpinan.

Akademik

Mengisi absensi santri dan melihat rekapnya Untuk ustadz dan admin: mencatat kehadiran santri per jadwal pelajaran setiap hari, lalu memeriksa rekap kehadiran per kelas lengkap dengan persentase hadir dan unduhan Excel. Mengisi nilai santri dan mencetak e-rapor Untuk ustadz dan admin: menyiapkan kategori nilai, mengisi nilai per kelas dan mata pelajaran, mengunci nilai, melihat rekap nilai, lalu menyusun dan mengunduh e-rapor PDF per semester. Mencatat setoran hafalan dan memantau target Untuk ustadz: mencatat setoran hafalan santri (ziyadah atau murojaah), mengatur target hafalan per semester, dan membaca rekap capaian tahfidz per kelas dan per santri. Melihat jadwal mengajar dan mengisi jurnal mengajar Untuk ustadz: melihat jadwal mengajar mingguan, mencetaknya sebagai PDF, dan mengisi jurnal mengajar harian berisi kitab, bab, halaman, dan catatan materi untuk setiap jadwal. Menyusun modul ajar (RPP) dan mengunduh PDF-nya Untuk ustadz: menyusun modul ajar atau RPP Kurikulum Merdeka lewat enam tahap, memperbaiki hasil validasi keselarasan, mengumpulkannya untuk direview waka kurikulum, lalu mengunduh PDF-nya. Memeriksa dan menyetujui modul ajar sebagai waka kurikulum Untuk waka kurikulum dan admin: memantau modul ajar semua ustadz di Dashboard Waka Kurikulum, membaca kelengkapan per mata pelajaran, lalu menyetujui atau mengembalikan modul dengan catatan perbaikan yang dikirim ke aplikasi Santri Ku ustadz. Menyiapkan mata pelajaran, kitab, materi hafalan, dan ruangan Untuk admin: mengisi data master akademik, yaitu daftar kitab, mata pelajaran, materi hafalan, dan ruangan, agar bisa dipilih saat membuat jadwal pelajaran, mengisi jurnal mengajar, mencatat setoran hafalan, mengisi nilai, dan menyusun modul ajar.

Kesiswaan

Mencatat pelanggaran santri dan poinnya Untuk pengurus dan admin: menyiapkan daftar pelanggaran lengkap dengan tingkat, poin, dan sanksi bawaannya, mencatat pelanggaran santri, memberi tahu wali lewat Cek Santri, menandai sanksi selesai, dan memantau akumulasi poin. Mengelola izin keluar dan pulang santri Untuk pengurus dan admin: memeriksa pengajuan izin dari wali di Cek Santri atau mencatat izin sendiri, menyetujui atau menolaknya, mencatat santri keluar dan kembali, serta mengenali santri yang terlambat kembali. Mencatat santri sakit dan kesembuhannya Untuk pengurus kesehatan dan admin: mencatat santri yang sakit beserta keluhan dan tindakannya, menandai santri dirujuk atau sembuh, serta memahami riwayat kesehatan yang dilihat wali di aplikasi Cek Santri. Mengatur jadwal dan menerima kunjungan wali Untuk pengurus dan admin: membuka jadwal kunjungan mingguan dengan kuota, menyetujui atau menolak pengajuan kunjungan dari wali di Cek Santri, mencatat tamu yang datang langsung, dan menandai kunjungan selesai. Membuat kegiatan asrama dan mengisi absensinya Untuk pengurus asrama dan admin: membuat daftar kegiatan asrama seperti halaqah, muhadharah, atau shalat berjamaah, lalu mencatat kehadiran santri per kegiatan dan tanggal. Hasilnya tampil di menu Absensi Asrama pada aplikasi Cek Santri. Mencatat prestasi santri Untuk pengurus dan admin: mencatat prestasi santri lengkap dengan tingkat dan tanggalnya, lalu mencari, memperbaiki, dan menghapus catatan prestasi. Prestasi yang dicatat juga bisa dilihat wali di aplikasi Cek Santri. Melihat detail santri, mengubah data, dan mencetak kartu santri Untuk admin: membuka profil lengkap santri beserta riwayat absensi, hafalan, tagihan, nilai, pelanggaran, dan kelas, mengubah biodata dan foto, lalu mengunduh kartu santri satu per satu atau mencetak kartu satu kelas sekaligus. Kenaikan kelas, pindah kelas, dan pindah kamar santri Untuk admin: menaikkan kelas banyak santri sekaligus di akhir tahun ajaran, meluluskan santri kelas akhir, mengaktifkan tahun ajaran baru, serta memindah kelas atau kamar seorang santri di tengah tahun. Mencatat santri keluar, lulus, dan data alumni Untuk admin: mencatat santri yang keluar atau pindah sekolah, meluluskan santri, mencatat santri pindahan, mengaktifkan kembali santri yang keliru dicatat, memahami dampaknya pada tagihan dan akun wali, serta membaca laporan Mutasi Santri dan Data Alumni. Mencatat daftar kegiatan rutin santri Untuk admin: menyusun daftar kegiatan rutin pesantren, mis. halaqah atau kajian kitab, lengkap dengan jam, tempat, hari, penanggung jawab, dan tingkat kelas. Kegiatan rutin hari ini tampil di kartu Kegiatan Hari Ini pada Dashboard.

Kepegawaian & Gaji

Mengelola data pegawai dan jabatan Untuk admin: membuat daftar jabatan, menambah ustadz dan staf beserta status kepegawaian, unit tugas, dan akun masuknya, mengimpor banyak pegawai dari Excel, serta melengkapi riwayat pendidikan dan sertifikat. Mengatur presensi pegawai, lokasi absen, dan jadwal kerja Untuk admin: membatasi presensi Santri Ku ke area pesantren, membuat jadwal kerja agar keterlambatan tercatat, memeriksa dan mengoreksi presensi harian, membaca rekap absensi, serta cara pegawai melihat riwayat presensinya di web. Mengajukan dan menyetujui izin pegawai Untuk admin, ustadz, dan staf: menyiapkan kategori izin dan aturan potong gaji, mengajukan izin seharian atau per jadwal mengajar beserta buktinya, lalu menyetujui, menolak, atau membatalkan keputusan sebelum gaji bulan itu dikunci. Menyiapkan komponen gaji, level gaji, dan profil gaji pegawai Untuk bendahara: membuat komponen pendapatan dan potongan, menentukan tanggal cut-off kehadiran, membuat level gaji pokok per jabatan, lalu menyusun struktur gaji tiap pegawai dengan metode tetap, harian, atau per sesi mengajar. Memproses gaji bulanan, slip gaji, dan rekap gaji Untuk bendahara dan pimpinan: menghitung pratinjau gaji dari profil gaji dan kehadiran, mengunci (closing) gaji bulanan yang otomatis dijurnal, mencetak slip PDF, membaca Laporan Rekap Gaji, dan membuka kunci bila perlu koreksi. Menghitung potongan PPh 21 dengan tarif TER Untuk bendahara: mengisi status PTKP pegawai, memeriksa tabel TER, mencoba hitungan, lalu menyalakan potongan PPh 21 otomatis di Proses Gaji, termasuk cara mengubah angka per pegawai dan menangani masa Desember. Bawaannya mati. Menilai kinerja pegawai per periode Untuk admin dan pimpinan: menyiapkan aspek penilaian berbobot, membuat periode (mis. semester), memberi skor 1 sampai 5 per aspek dengan acuan kehadiran, membaca rekap dan predikat, mengunduh Excel, lalu mengunci periode.

Pimpinan

Pendaftaran (SPMB)

Inventaris

Perpustakaan

Kantin

Komunikasi

Aplikasi Cek Santri (Wali)

Aplikasi Santri Ku (Staf)

Pengaturan

Dukungan

Tanya jawab umum

Sangat aman. Data Anda disimpan di cloud server dengan keamanan tingkat tinggi, dilengkapi enkripsi data sensitif (seperti password dan dokumen pribadi) dan backup data otomatis harian. Hanya user yang diberikan akses melalui sistem Role-Based Access Control (RBAC) yang dapat melihat data tertentu.

Integrasi WhatsApp menggunakan Fonnte API Gateway. Anda dapat menghubungkan nomor resmi WhatsApp milik Pesantren Anda sendiri (nomor humas/pusat) ke dalam Sistem Pesantren melalui token API yang sangat mudah dihubungkan. Setelah terhubung, pengiriman pesan notifikasi otomatis dari sistem akan menggunakan nomor WhatsApp Anda tersebut.

Ya, tentu saja. Setiap paket berlangganan sudah mencakup biaya pelatihan komprehensif bagi operator, bendahara, ustadz, dan admin pesantren baik secara online (Zoom) maupun penyediaan buku panduan digital dan video tutorial step-by-step lengkap.

Kami bekerjasama dengan payment gateway resmi berlisensi Bank Indonesia. Pesantren Anda dapat mengaktifkan Virtual Account untuk Bank Mandiri, BNI, BRI, BSI (Bank Syariah Indonesia), Permata Bank, dan beberapa e-wallet. Setiap kali wali santri membayar lewat VA tersebut, status tagihan di dashboard bendahara langsung lunas secara realtime detik itu juga.

Bisa. Kami menyediakan template file Excel khusus untuk impor data master santri, wali santri, ustadz, dan kelas. Anda tinggal mengisi data lama Anda ke template Excel tersebut, lalu diimpor sekaligus melalui dashboard admin untuk menghemat waktu penulisan manual.

Belum menemukan jawabannya?

Pengurus pesantren bisa menghubungi kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren — nama pesantren dan versi aplikasi ikut terisi otomatis. Bisa juga langsung lewat WhatsApp.