Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Inventaris

Mencatat peminjaman, mutasi, pemeliharaan, dan penghapusan aset

Untuk admin dan petugas sarana prasarana: mencatat aset yang dipinjam dan dikembalikan, termasuk lewat pindai kode QR, memindahkan barang antarruangan, mencatat servis beserta biayanya, dan menghapus aset yang rusak total, dijual, dihibahkan, atau hilang.

Untuk: Admin & Operator, Perpustakaan, Kantin & Sarpras

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin dan petugas sarana prasarana. Hasilnya, setiap pinjam-kembali, perpindahan ruangan, servis, dan penghapusan aset tercatat dengan tanggal dan petugasnya, dan status barang di Data Inventaris berubah otomatis:

Sebelum mulai, pastikan barang, kategori, dan lokasinya sudah didata (lihat Mendata barang inventaris beserta kategori dan lokasinya). Menu ini terbuka untuk akun ber-role Admin, Ustadz, atau Pengurus.

  1. Buka Peminjaman Aset dan isi formulir pinjam

    Klik Inventaris & Aset > Peminjaman Aset, lalu Form Peminjaman Baru. Di jendela Formulir Peminjaman Barang, pilih barang di Pilih Barang yang Dipinjam; hanya barang berstatus Tersedia yang muncul.

    Pilih Tipe Peminjam: Pegawai / Ustadz (lalu Pilih Pegawai), Santri (lalu Pilih Santri), atau Pihak Luar (Tamu) (lalu isi Nama Peminjam Luar dan No. HP Kontak).

    Tips: Peminjam wajib dipilih atau diisi sesuai Tipe Peminjam; bila terlewat, muncul pesan seperti "Pilih pegawai peminjam.". Formulir selalu kosong setiap kali dibuka. Barang berkondisi Rusak Berat atau Hilang tidak muncul di pilihan.

  2. Isi tanggal dan keperluan, lalu simpan

    Periksa Tanggal Pinjam (bawaannya hari ini) dan Estimasi Tenggat Kembali (bawaannya tujuh hari lagi). Pilih Kondisi Saat Dipinjam, lalu tulis Keterangan / Keperluan Pinjam, mis. "Pengajian umum Ahad pagi". Klik Simpan Peminjaman.

    Muncul pesan Transaksi peminjaman berhasil dicatat!, dan status barang menjadi Dipinjam.

    Tips: Mulai sehari setelah Estimasi Tenggat Kembali, peminjaman yang belum dikembalikan otomatis ditandai Terlambat di kolom Status; pilih Terlambat (lewat tenggat) di saringan Semua Status Transaksi untuk melihat semuanya. Tenggat tidak boleh sebelum Tanggal Pinjam.

  3. Percepat dengan pindai kode QR

    Di kotak Scan Barcode / QR Code Cepat, ketik atau pindai kode barang (mis. INV/ELK/2026/0001), lalu klik Proses Scan.

    Bila barang berstatus Tersedia, Formulir Peminjaman Barang terbuka dengan barang itu sudah terpilih. Bila barang sedang dipinjam, yang terbuka jendela Proses Pengembalian Aset.

    Tips: Bila kode tidak dikenali, muncul pesan "Kode Barang tidak ditemukan!". Barang yang sedang diservis atau sudah dihapus memunculkan pesan status barangnya, mis. "Barang dalam status Dalam Perbaikan". Barang berstatus Tersedia yang berkondisi Rusak Berat atau Hilang memunculkan pesan, mis. "Barang berkondisi Rusak Berat, tidak bisa dipinjam".

  4. Catat pengembalian barang

    Pada baris berstatus Dipinjam atau Terlambat, klik Kembalikan. Di jendela Proses Pengembalian Aset, isi Tanggal Pengembalian dan pilih Kondisi Barang Saat Dikembalikan: Baik (Normal), Rusak Ringan, Rusak Berat, atau Hilang (Perlu Ganti Rugi). Tulis Catatan Pengembalian bila perlu, lalu klik Konfirmasi Kembalikan.

    Kondisi barang di Data Inventaris mengikuti pilihan Anda, dan statusnya:

    • Baik (Normal) atau Rusak Ringan: kembali Tersedia, dengan pesan Pengembalian barang berhasil dicatat!;
    • Rusak Berat: menjadi Dalam Perbaikan dan tidak bisa dipinjam sampai diperbaiki;
    • Hilang (Perlu Ganti Rugi): transaksi berstatus Hilang/Ganti, dan barang otomatis tercatat di Penghapusan (Disposal) dengan metode Hilang; muncul pesan Barang dicatat hilang dan masuk daftar Penghapusan Aset.

    Tips: Barang yang dikembalikan rusak sebaiknya langsung dicatat di Pemeliharaan (langkah 6). Barang yang dilaporkan hilang tidak perlu dicatat lagi di Penghapusan; bila barangnya ditemukan, klik Batalkan pada catatan penghapusannya (langkah 8) agar barang kembali Tersedia.

  5. Pindahkan barang ke ruangan lain

    Klik Inventaris & Aset > Mutasi Lokasi, lalu Catat Mutasi Baru. Di jendela Mutasi Lokasi Barang, pilih barang di Pilih Barang; lokasinya tampil sebagai Lokasi Saat Ini. Pilih Pindahkan ke Lokasi Tujuan, isi Tanggal Mutasi dan Alasan Perpindahan, lalu klik Simpan Mutasi.

    Lokasi barang langsung berubah, dan riwayatnya tampil di tabel dengan kolom Lokasi Asal, Lokasi Tujuan, Alasan Perpindahan, dan Petugas.

    Tips: Bila lokasi tujuan sama dengan lokasi sekarang, muncul pesan "Lokasi tujuan sama dengan lokasi saat ini!". Catatan mutasi tidak bisa diubah atau dihapus, jadi periksa sebelum menyimpan. Mengganti lokasi lewat Edit di Data Inventaris tidak tercatat di riwayat mutasi.

  6. Catat servis atau perbaikan

    Klik Inventaris & Aset > Pemeliharaan (Service), lalu Catat Service / Servis Baru. Di jendela Catat Pemeliharaan Aset, pilih barang, lalu isi Jenis Pemeliharaan / Perbaikan (mis. Servis rutin AC), Tanggal Mulai, Biaya Perbaikan / Service (Rp) tanpa titik (isi 0 bila tanpa biaya), dan Vendor Service / Nama Teknisi.

    Pilih Status Pemeliharaan: Direncanakan untuk servis yang dijadwalkan, atau Sedang Dikerjakan bila barang sedang diperbaiki; status barang lalu menjadi Dalam Perbaikan dan tidak bisa dipinjam. Klik Simpan Service; muncul pesan Data pemeliharaan berhasil disimpan!.

    Tips: Biaya servis hanya dicatat di sini dan tidak otomatis masuk Keuangan; catat pengeluarannya di Keuangan > Kas Masuk & Keluar bila perlu. Bila servis yang Sedang Dikerjakan diubah menjadi Batal atau Direncanakan, barang otomatis kembali Tersedia, kecuali masih ada servis lain yang sedang dikerjakan atau kondisinya Rusak Berat. Barang yang sedang dipinjam tetap berstatus Dipinjam sampai dikembalikan.

  7. Tandai servis selesai

    Setelah barang selesai diperbaiki, klik ikon pensil pada catatan servisnya. Di jendela Edit Service Aset, ubah Status Pemeliharaan menjadi Selesai, isi Tanggal Selesai (Opsional), dan pilih Kondisi Barang Setelah Perbaikan: Baik (Sudah Normal), Rusak Ringan, atau Rusak Berat. Klik Simpan Service.

    Barang kembali berstatus Tersedia dengan kondisi sesuai pilihan, dan kolom Kondisi Akhir pada catatan servis terisi. Bila Anda memilih Rusak Berat, barang tetap Dalam Perbaikan sampai diperbaiki lagi atau dihapus lewat Penghapusan (Disposal).

    Tips: Kolom Kondisi Barang Setelah Perbaikan langsung tampil begitu Anda memilih Selesai, dengan pilihan bawaan Baik (Sudah Normal); ubah bila barang belum pulih sepenuhnya.

  8. Catat penghapusan aset

    Klik Inventaris & Aset > Penghapusan (Disposal), lalu Catat Penghapusan Aset. Di Formulir Penghapusan Aset, pilih barang, isi Tanggal Penghapusan, dan pilih Metode Penghapusan: Dimusnahkan (Dibuang / Rusak Total), Dijual (Lelang / Scrap), Dihibahkan ke Pihak Lain, atau Hilang.

    Isi Alasan Penghapusan (wajib), Nilai Sisa / Harga Jual (Rp) bila barang dijual, dan Keterangan Tambahan. Periksa sekali lagi, lalu klik Hapus Aset dan setujui konfirmasi Hapus aset ini dari daftar aset aktif?; muncul pesan Penghapusan aset berhasil dicatat!.

    Tips: Bila penghapusan keliru, atau barang yang hilang ditemukan kembali, klik Batalkan pada barisnya di tabel Penghapusan; barang kembali ke status dan kondisi sebelum dihapus. Barang tidak hilang dari Data Inventaris, tetapi statusnya menjadi Dihapus/Disposal (kondisi menjadi Hilang untuk metode Hilang dan Rusak Berat untuk Dimusnahkan) dan tidak bisa lagi dipinjam, dimutasi, atau diservis. Barang yang sedang dipinjam tidak muncul di pilihan; catat dulu pengembaliannya. Hasil penjualan tidak otomatis masuk Keuangan.

  9. Periksa riwayat dan pekerjaan yang belum selesai

    Setiap halaman punya kotak pencarian dan pilihan jumlah baris. Di Peminjaman Aset, saring dengan Semua Status Transaksi (mis. Sedang Dipinjam); di Pemeliharaan (Service), saring dengan Semua Status Pemeliharaan. Kolom Disetujui Oleh di halaman Penghapusan berisi nama akun yang mencatat penghapusan.

    Untuk ringkasan cepat, buka Inventaris & Aset > Dashboard Aset: kartu Sedang Dipinjam dan Proses Pemeliharaan menunjukkan pekerjaan yang belum selesai.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan