Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Inventaris

Mendata barang inventaris beserta kategori dan lokasinya

Untuk admin dan petugas sarana prasarana: menyiapkan kategori barang dan lokasi penyimpanan, mendata setiap aset beserta nilai, kondisi, dan penanggung jawabnya, mencetak label QR, lalu memantau ringkasannya di Dashboard Aset.

Untuk: Admin & Operator, Perpustakaan, Kantin & Sarpras

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin dan petugas sarana prasarana. Hasilnya, setiap aset pesantren tercatat dengan kode, kategori, lokasi, nilai perolehan, kondisi, dan penanggung jawabnya, lengkap dengan label QR yang bisa ditempel pada barang.

Menu Inventaris & Aset tampil untuk akun ber-role Admin, Ustadz, atau Pengurus, dan pemegang role itu bisa membuka semua halamannya, termasuk penghapusan aset. Bila petugas sarana prasarana belum punya akun, buatkan dulu (lihat Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan). Siapkan daftar barang, ruangan, dan penanggung jawabnya sebelum mulai.

  1. Buka halaman Kategori & Lokasi

    Di menu samping, klik Inventaris & Aset > Kategori & Lokasi. Halaman Master Kategori & Lokasi Inventaris punya dua tab: Kategori Barang dan Master Lokasi & Penanggung Jawab.

    Siapkan keduanya lebih dulu, karena setiap barang wajib punya kategori dan lokasi.

    Tips: Data inventaris berlaku untuk seluruh pesantren dan tidak dipisah per unit, jadi semua unit melihat kategori, lokasi, dan barang yang sama.

  2. Tambahkan kategori barang

    Di tab Kategori Barang, isi form Tambah Kategori Baru: Nama Kategori (mis. Elektronik), Kode Kategori (mis. ELK, paling banyak 10 karakter), dan Deskripsi bila perlu. Klik Simpan; muncul pesan Kategori berhasil disimpan! dan kategorinya tampil di Daftar Kategori Barang.

    Kode kategori otomatis ditulis dengan huruf besar dan menjadi awalan kode barang. Untuk mengubah kategori, klik ikon pensil di kolom Aksi, perbaiki isinya, lalu klik Simpan atau Batal.

    Tips: Nama dan kode kategori tidak boleh sama dengan kategori lain. Kategori yang masih dipakai barang (kolom Jumlah Aset lebih dari 0 unit) gagal dihapus; pindahkan dulu barangnya ke kategori lain.

  3. Tambahkan lokasi dan penanggung jawabnya

    Klik tab Master Lokasi & Penanggung Jawab. Di form Tambah Lokasi Baru, isi Nama Lokasi / Ruangan (wajib, mis. Gedung A atau Ruang Kelas 7A) dan, bila perlu, Kode Lokasi (mis. GDG-A-K7A).

    Bila ruangan berada di dalam gedung yang sudah didata, pilih gedung itu di Parent Lokasi (Opsional). Pilih Penanggung Jawab (Pegawai Terdaftar), atau isi Nama Penanggung Jawab (Teks Bebas / Eksternal) bila penanggung jawabnya bukan pegawai. Klik Simpan; muncul pesan Lokasi berhasil disimpan!.

    Tips: Buat lokasi induk (gedung) lebih dulu, baru ruangan di dalamnya. Bila kedua kolom penanggung jawab diisi, yang ditampilkan nama pegawai. Lokasi yang masih berisi barang atau pernah menjadi tujuan mutasi gagal dihapus.

  4. Buka Data Inventaris dan klik Tambah Aset Baru

    Klik Inventaris & Aset > Data Inventaris. Halaman Inventaris & Data Aset menampilkan semua barang. Klik Tambah Aset Baru untuk membuka jendela Tambah Aset Baru.

  5. Pilih kategori dan periksa kode barang

    Pilih Kategori Barang. Kolom Kode Barang (Barcode / QR) langsung terisi dengan kode kategori, tahun, dan nomor urut, mis. INV/ELK/2026/0001.

    Kode ini boleh Anda ganti bila pesantren sudah punya penomoran sendiri, paling banyak 50 karakter.

    Tips: Kode barang tidak boleh sama dengan barang lain. Saat mengedit barang, kolom kode terkunci dan tidak berubah meski kategorinya diganti, agar label QR yang sudah ditempel tetap cocok; jadi periksa kodenya sebelum menyimpan barang baru.

  6. Isi identitas dan asal barang

    Isi Nama Barang (wajib, mis. Proyektor Kelas 7A), Merk / Brand, dan pilih Lokasi Penyimpanan (wajib). Pada Asal Usul Perolehan, pilih Pembelian (Beli), Hibah, Wakaf, Bantuan Pemerintah/Pihak Lain, atau Lain-lain.

    Tulis nomor seri, warna, ukuran, atau ciri lain di Spesifikasi Detail agar barang mudah dikenali. Bila perlu, unggah Foto Barang (gambar, maksimal 2 MB) dan tulis catatan lain di Keterangan.

    Tips: Kolom Vendor / Supplier (untuk Pembelian) dan Donatur / Wakif (untuk Hibah atau Wakaf) hanya muncul bila datanya sudah ada, sedangkan datanya belum bisa ditambah dari menu Inventaris. Nama toko atau pemberi wakaf bisa ditulis di Spesifikasi Detail.

  7. Isi nilai, penanggung jawab, dan kondisi, lalu simpan

    Isi Tanggal Perolehan (bawaannya hari ini) dan Nilai Perolehan (Rp) tanpa titik, mis. 4500000; isi 0 bila nilainya tidak diketahui. Masa Manfaat (Tahun) boleh dikosongkan.

    Pilih Penanggung Jawab (Pegawai) atau isi Penanggung Jawab (Teks Bebas). Untuk barang baru, biarkan Kondisi Barang pada Baik dan Status Aset pada Tersedia. Klik Simpan Data; muncul pesan Data aset berhasil disimpan!.

    Tips: Status Aset berubah sendiri saat barang dipinjam, diservis, atau dihapus (lihat panduan Mencatat peminjaman, mutasi, pemeliharaan, dan penghapusan aset). Di form ini Status Aset hanya bisa dipilih Tersedia atau Dalam Perbaikan, untuk koreksi; pada barang yang sedang Dipinjam atau sudah Dihapus/Disposal, kolomnya terkunci dan diatur lewat Peminjaman Aset atau Penghapusan (Disposal).

  8. Cetak label QR

    Di kolom Kode Aset, klik Label QR pada barang. Jendela Label QR Code Barang menampilkan label berisi tulisan INVENTARIS ASET, kategori, kode QR, kode barang, nama barang, dan lokasinya.

    Klik Cetak Label, lalu tempelkan hasilnya pada barang.

    Tips: Kode QR berisi kode barang dan bisa dipindai di kotak Scan Barcode / QR Code Cepat pada halaman Peminjaman Aset. Tombol Cetak Label membuka jendela cetak peramban, jadi periksa pratinjaunya sebelum mencetak.

  9. Cari, ubah, atau hapus data barang

    Ketik di kotak Cari nama barang, kode, merk..., atau saring dengan Semua Kategori, Semua Lokasi, Semua Kondisi, dan Semua Status. Klik judul kolom seperti Kode Aset atau Nilai Perolehan untuk mengurutkan.

    Klik ikon pensil untuk membuka Edit Data Aset, atau ikon tempat sampah lalu setujui konfirmasi Hapus data barang ini?.

    Tips: Barang yang sudah punya riwayat peminjaman, mutasi, pemeliharaan, atau penghapusan tidak bisa dihapus di sini dan memunculkan pesan untuk memakai menu Penghapusan; ikon tempat sampah hanya untuk barang salah input yang belum punya riwayat. Untuk barang yang rusak, dijual, atau hilang, catat lewat Penghapusan (Disposal) agar riwayatnya tetap tersimpan.

  10. Pantau ringkasan di Dashboard Aset

    Klik Inventaris & Aset > Dashboard Aset. Kartu Total Aset, Total Nilai Perolehan, Sedang Dipinjam, dan Proses Pemeliharaan merangkum seluruh inventaris, diikuti jumlah barang Kondisi Baik, Rusak (Ringan / Berat), dan Hilang.

    Di bawahnya ada tabel Aset Terbaru Ditambahkan dan Peminjaman Terbaru berisi lima data terakhir; klik Lihat Semua untuk membuka daftar lengkapnya.

    Tips: Total Aset, Total Nilai Perolehan, serta kartu Kondisi Baik, Rusak (Ringan / Berat), dan Hilang tidak menghitung barang yang sudah dihapus lewat Penghapusan (Disposal), termasuk barang hilang yang tercatat otomatis saat pengembalian. Proses Pemeliharaan menghitung servis berstatus Direncanakan dan Sedang Dikerjakan.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan