Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Perpustakaan

Melayani peminjaman, pengembalian, denda, dan kunjungan perpustakaan

Untuk admin dan pustakawan: mengatur denda dan batas pinjam, menyetujui pengajuan dari Katalog Buku, mencatat pinjam langsung dan pengembalian beserta dendanya, menjual buku, mencatat absen kunjungan, serta memeriksa rekap kunjungan dan pembukuan perpustakaan.

Untuk: Admin & Operator, Perpustakaan, Kantin & Sarpras

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin dan pegawai berjabatan Pustakawan. Hasilnya, setiap buku yang keluar dan kembali tercatat atas nama santri, stok di rak selalu sesuai, denda dihitung otomatis, dan uang denda serta penjualan buku terekap per periode.

Sebelum mulai, pastikan buku sudah didata dan petugasnya sudah ditunjuk (lihat Menyiapkan petugas, rak, dan koleksi buku perpustakaan). Peminjaman buku perpustakaan selalu dicatat atas nama santri.

  1. Atur denda dan batas peminjaman

    Klik Perpustakaan > Pengaturan Denda. Isi Denda Keterlambatan Per Hari (Rp), mis. 1000. Untuk buku hilang atau rusak, isi Denda Persentase dari Harga Buku (%) (100% berarti senilai harga buku, paling tinggi 500%) dan Biaya Administrasi Pengganti Flat (Rp).

    Lalu isi Maksimal Durasi Pinjam (Hari) dan Maksimal Jumlah Buku Dipinjam Per Santri. Klik Simpan Pengaturan; kotak Pengaturan Aktif Saat Ini merangkum isinya.

    Tips: Rumus denda hilang atau rusak: (Harga Buku x persen) + biaya flat. Contoh: buku Rp 50.000, denda 100%, flat Rp 5.000, totalnya Rp 55.000. Pengaturan berlaku untuk transaksi berikutnya; denda yang sudah tercatat tidak ikut berubah.

  2. Setujui atau tolak pengajuan dari Katalog Buku

    Klik Perpustakaan > Peminjaman & Approval. Kartu Menunggu Konfirmasi menunjukkan jumlah pengajuan yang belum diproses; pilih Menunggu Konfirmasi di saringan status untuk menampilkannya.

    Pada baris berstatus Menunggu, klik Setujui saat buku diserahkan; status menjadi Dipinjam dan stok tersedia berkurang satu. Klik tombol silang di sebelahnya untuk menolak; status menjadi Ditolak.

    Tips: Persetujuan gagal dengan pesan Stok Habis bila stok tersedia buku itu 0, atau dengan pesan Batas Maksimal Peminjaman bila pinjaman santri itu yang masih berjalan dan pengajuannya yang lain sudah mencapai batas di Pengaturan Denda. Tombol tolak langsung berlaku tanpa konfirmasi. Periksa juga tanggal di kolom Tgl Pinjam / Tenggat, karena pemohon bisa mengubah rencana tanggal kembalinya.

  3. Catat pinjam langsung di meja layanan

    Untuk santri yang datang langsung, klik Pinjam Langsung. Di jendela Tambah Peminjaman Langsung, pilih Pilih Santri dan Pilih Buku (hanya buku yang stoknya ada), lalu periksa Tgl Pinjam dan Tgl Tenggat Kembali. Tenggat bawaan mengikuti Maksimal Durasi Pinjam dan tidak boleh sebelum tanggal pinjam.

    Klik Simpan Peminjaman. Transaksi langsung berstatus Dipinjam dan stok tersedia berkurang satu.

    Tips: Pinjam langsung ditolak dengan pesan Batas Maksimal Peminjaman bila pinjaman santri itu yang masih berjalan dan pengajuannya yang menunggu sudah mencapai batas di Pengaturan Denda. Ketik nama santri di kotak pencarian lebih dulu untuk melihat pinjamannya yang masih berjalan.

  4. Buka pengembalian buku

    Cari transaksinya lewat kotak Cari No. Transaksi, Nama Santri, atau Judul Buku.... Pinjaman yang tenggatnya sudah terlewati (mulai sehari setelah tenggat) diberi label Terlambat! di kolom Tgl Pinjam / Tenggat. Pada baris berstatus Dipinjam, klik Proses Kembali.

    Jendela Proses Pengembalian & Perhitungan Denda menampilkan nama santri, judul buku, dan tenggat kembalinya. Periksa Tanggal Dikembalikan; bawaannya hari ini.

  5. Pilih kondisi buku dan periksa denda

    Pilih Kondisi Buku: Sangat Baik / Utuh, Rusak / Sobek, atau Hilang. Rincian Kalkulasi Denda langsung dihitung ulang:

    • Denda Keterlambatan: jumlah hari setelah tenggat dikali denda per hari;
    • Denda Kerusakan / Hilang: dihitung dari harga buku dengan rumus di Pengaturan Denda;
    • Total Denda: jumlah keduanya.

    Bila ada denda dan santri membayar tunai saat itu, biarkan sakelar Tandai Pembayaran Denda Lunas Sekarang (Terima Uang Cash) menyala; matikan bila belum dibayar.

    Tips: Periksa angka Rincian Kalkulasi Denda sebelum menyimpan. Mengubah Tanggal Dikembalikan juga menghitung ulang denda keterlambatan.

  6. Simpan pengembalian

    Klik Proses Pengembalian; muncul pesan Pengembalian Selesai. Hasilnya:

    • buku yang utuh atau rusak berstatus Dikembalikan dan stok tersedianya bertambah satu;
    • buku yang hilang berstatus Hilang dan stok totalnya berkurang satu;
    • kolom Denda menampilkan nominal denda dengan tanda Lunas atau Belum Bayar; denda Belum Bayar diberi tombol Lunasi.

    Tips: Hanya denda yang ditandai lunas yang tercatat di Rekap Pembukuan. Untuk melunasi denda Belum Bayar belakangan, pilih Denda Belum Dibayar di saringan status, klik Lunasi di kolom Denda, lalu setujui konfirmasinya; pelunasan tercatat di Rekap Pembukuan pada tanggal dibayar. Buku rusak tetap dihitung kembali ke rak; kurangi stoknya lewat Edit Data Buku bila tidak layak dipinjam.

  7. Catat penjualan buku

    Klik Jual Buku. Di jendela Transaksi Penjualan Buku, pilih buku di Pilih Buku (harga dan stoknya tampil), pilih Santri Pembeli (Opsional) atau biarkan -- Umum / Non-Santri --, lalu isi Jumlah (Eksemplar). Total Nominal (Rp) terisi dari harga buku dikali jumlah dan masih bisa diubah.

    Klik Proses Penjualan; muncul pesan Penjualan Berhasil. Stok tersedia dan stok total buku berkurang sesuai jumlah yang dijual.

    Tips: Penjualan ditolak dengan pesan Stok Kurang bila stok tersedia tidak mencukupi.

  8. Catat absen kunjungan

    Klik Perpustakaan > Kiosk Absen Kunjungan. Halaman Selamat Datang di Perpustakaan bisa dibuka di komputer meja perpustakaan oleh akun pustakawan, admin, ustadz, pengurus, atau santri.

    1. Pilih nama di 1. Cari Nama Santri / Pengunjung / NIS, atau ketik nama ustadz atau tamu di kolom di bawah tulisan ATAU INPUT NAMA PENGUNJUNG UMUM.
    2. Di 2. Pilih Keperluan Kunjungan, pilih Meminjam Buku, Membeli Buku, atau Mencari / Membaca.
    3. Isi Catatan / Topik Yang Dicari (Opsional), lalu klik KONFIRMASI ABSENSI KUNJUNGAN.

    Muncul pesan Absen Berhasil, dan nama pengunjung tampil di daftar Pengunjung Hari Ini.

    Tips: Ada juga anjungan tanpa login di alamat Sistem Pesantren milik pesantren Anda ditambah /kiosk-perpustakaan: pengunjung mengetik minimal dua huruf nama atau NIS, mengklik Pilih, memilih keperluan, lalu mengklik KONFIRMASI HADIR KUNJUNGAN hingga muncul kotak Absensi Berhasil. Hasil pencariannya hanya menampilkan nama dan NIS yang disamarkan (mis. 20***01), tetapi tetap pasang anjungan ini hanya di perangkat di dalam perpustakaan.

  9. Periksa rekap kunjungan

    Klik Perpustakaan > Rekap Kunjungan. Halaman Rekap Absensi Kunjungan Perpustakaan menampilkan kartu Pengunjung Hari Ini, Keperluan Meminjam, Keperluan Membeli, dan Mencari / Membaca.

    Saring daftar dengan kotak Cari nama pengunjung / santri..., pilihan -- Semua Keperluan --, dan tanggal. Kolom Status / Tipe membedakan Santri dari Umum / Pegawai.

    Tips: Tiga kartu keperluan menghitung semua kunjungan sejak awal, bukan hanya tanggal yang dipilih.

  10. Periksa rekap pembukuan perpustakaan

    Klik Perpustakaan > Rekap Pembukuan. Kartu Total Kas Terkumpul, Hasil Penjualan Buku, Pendapatan Denda, dan Kunjungan Perpustakaan mengikuti rentang tanggal yang dipilih (bawaannya bulan berjalan). Di bawahnya tampil keadaan stok saat ini: Judul Buku, Total Eksemplar, Stok Ada di Rak, dan Buku Hilang.

    Tabel Jurnal Transaksi Kas Perpustakaan merinci setiap denda lunas dan penjualan buku. Ubah tanggal awal dan akhir (di antaranya tertulis s/d), atau pilih Pembayaran Denda atau Penjualan Buku pada pilihan -- Semua Tipe --.

    Tips: Uang denda dan penjualan buku tidak otomatis masuk Keuangan atau Akuntansi. Bila uangnya disetor ke bendahara, catat lewat Keuangan > Kas Masuk & Keluar.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan