Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Perpustakaan

Menyiapkan petugas, rak, dan koleksi buku perpustakaan

Untuk admin dan pustakawan: menunjuk pegawai sebagai Pustakawan, menyiapkan kategori dan rak, mendata buku satu per satu atau lewat impor Excel, lalu memeriksa Katalog Buku yang dipakai santri dan ustadz untuk mencari buku dan mengajukan pinjaman.

Untuk: Admin & Operator, Perpustakaan, Kantin & Sarpras

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin dan pustakawan. Hasilnya, koleksi perpustakaan tercatat lengkap dengan kode buku, rak, stok, dan harga, lalu tampil di Katalog Buku sehingga santri bisa mengajukan peminjaman sendiri.

Menu Perpustakaan tampil untuk admin, pegawai berjabatan Pustakawan, serta akun ber-role Ustadz, Pengurus, dan Santri. Bagian Pustakawan & Admin di menu itu (Data & Kode Buku, Kategori & Rak, Peminjaman & Approval, Rekap Kunjungan, Rekap Pembukuan, Pengaturan Denda) hanya terbuka untuk admin dan pegawai berjabatan Pustakawan; akun lain hanya melihat Katalog Buku dan Kiosk Absen Kunjungan.

  1. Tunjuk pegawai sebagai Pustakawan (admin)

    Pustakawan bukan role akun, melainkan jabatan pegawai. Jabatan Pustakawan sudah tersedia otomatis di Kepegawaian > Data Jabatan, jadi tidak perlu dibuat; bila terhapus, tambahkan lagi lewat Tambah Jabatan dengan Nama Jabatan Pustakawan.

    Buka Kepegawaian > Data Pegawai, klik ikon edit pada pegawai petugas perpustakaan, centang Pustakawan di Jabatan / Klasifikasi Pegawai, lalu klik Simpan Data. Pegawai itu harus punya akun login yang tersambung ke data pegawainya; lihat Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan.

    Tips: Nama jabatan harus persis Pustakawan dengan huruf P besar; nama lain seperti Petugas Perpustakaan tidak dikenali. Setelah masuk, pustakawan melihat bagian Pustakawan & Admin di menu Perpustakaan.

  2. Tambahkan kategori buku

    Klik Perpustakaan > Kategori & Rak. Di tab Kategori Buku, klik Tambah Kategori. Di jendela Tambah Kategori Buku, isi Kode Kategori (mis. FQH), Nama Kategori (mis. Fiqih & Ushul Fiqih), dan Deskripsi bila perlu. Klik Simpan; muncul pesan Data Kategori berhasil disimpan.

    Kode kategori ditulis dengan huruf besar dan dipakai sebagai bagian kode buku.

    Tips: Kategori yang masih punya buku tidak bisa dihapus; muncul pesan Tidak Bisa Dihapus. Periksa kolom Jumlah Buku dulu, lalu pindahkan bukunya ke kategori lain lewat Edit Data Buku.

  3. Tambahkan rak buku

    Klik tab Rak Buku, lalu Tambah Rak. Di jendela Tambah Rak Buku, isi Kode Rak (mis. RAK-A1), Nama Rak (mis. Rak A1 - Kitab Utama), dan Lokasi (mis. Lantai 1 Sayap Kanan), lalu klik Simpan.

    Tips: Kode kategori dan kode rak tidak boleh sama dengan yang sudah ada. Rak yang masih berisi buku tidak bisa dihapus; pindahkan dulu bukunya ke rak lain lewat Edit Data Buku.

  4. Tambah buku dan buat kodenya

    Klik Perpustakaan > Data & Kode Buku, lalu Tambah Buku Baru. Di jendela Tambah & Pengkodean Buku Baru, pilih Kategori Buku; Kode Buku (Barcode) langsung terisi, mis. BK-FQH-0012. Tombol bergambar panah melingkar di sebelahnya membuat kode baru bila perlu.

    Isi Judul Buku (wajib), Nomor ISBN, Pengarang / Penulis, Penerbit, dan Tahun Terbit, lalu pilih Lokasi Rak.

    Tips: Kode buku boleh diketik sendiri, tetapi tidak boleh sama dengan buku lain. Satu data buku mewakili satu judul; jumlah eksemplarnya dicatat di stok, bukan dengan kode terpisah.

  5. Isi stok, harga, dan sampul, lalu simpan

    Isi Stok Total dengan jumlah eksemplar dan Stok Tersedia dengan jumlah yang ada di rak; untuk buku baru keduanya sama, mis. 5. Stok Tersedia tidak boleh melebihi Stok Total.

    Isi Harga Buku / Acuan Penggantian (Rp), mis. 45000; harga ini dipakai untuk menghitung denda buku rusak atau hilang dan harga jual. Bila ada, unggah Foto Sampul Buku (gambar, maksimal 2 MB) dan tulis Deskripsi / Ringkasan Buku. Klik Simpan Data Buku; muncul pesan Data buku dan pengkodean berhasil disimpan.

    Tips: Stok Tersedia berkurang otomatis saat buku dipinjam atau dijual, dan bertambah saat dikembalikan. Saat menambah eksemplar lewat Edit Data Buku, naikkan Stok Total dan Stok Tersedia dengan jumlah yang sama. Buku yang Stok Tersedia-nya 0 ditandai Stok Habis.

  6. Impor banyak buku dari Excel

    Klik Import Excel, lalu Download Template di jendela Import Katalog Buku dari Excel. Isi satu buku per baris dengan kolom kode_buku, judul, kategori, rak, pengarang, penerbit, tahun_terbit, isbn, stok_total, harga_buku, dan deskripsi.

    • Kolom judul wajib; baris tanpa judul dilewati.
    • kode_buku yang kosong dibuatkan otomatis.
    • Kategori dan rak dicocokkan dengan nama atau kode yang sudah ada; yang belum ada dibuat otomatis. Baris tanpa kategori masuk kategori Umum.

    Pilih berkas di Pilih File Excel / CSV (.xlsx, .xls, atau .csv, maksimal 10 MB), tunggu tulisan Mengunggah file ke server, harap tunggu... hilang, lalu klik Proses Import Data. Bila berhasil, muncul pesan Data katalog buku berhasil diimpor. beserta jumlah buku baru dan buku yang diperbarui.

    Tips: Tulis nama atau kode kategori dan rak sama dengan yang sudah ada agar tidak terbentuk kategori ganda. Baris dengan kode_buku yang sudah terdaftar memperbarui buku itu; stok tersedianya dihitung dari stok_total dikurangi eksemplar yang sedang dipinjam. Sakelar Kosongkan katalog lama sebelum import hanya menghapus buku yang belum pernah dipinjam; buku yang punya riwayat peminjaman tetap disimpan (jumlahnya disebut di pesan hasil impor) dan diperbarui bila kodenya ada di berkas.

  7. Cari, ubah, atau hapus buku

    Gunakan kotak Cari Kode Buku, Judul, Pengarang, atau ISBN... serta pilihan -- Semua Kategori -- dan -- Semua Rak --. Kolom Stok (Tersedia/Total) menunjukkan sisa buku di rak dibanding jumlah eksemplar.

    Klik ikon pensil untuk membuka Edit Data Buku, atau ikon tempat sampah lalu setujui konfirmasi Hapus buku ini dari katalog?.

    Tips: Buku yang punya riwayat peminjaman tidak bisa dihapus; muncul pesan Tidak Bisa Dihapus. Bila buku itu sudah tidak dipakai, ubah stoknya menjadi 0 lewat Edit Data Buku. Untuk eksemplar yang hilang atau rusak, cukup kurangi stoknya.

  8. Periksa Katalog Buku untuk santri dan ustadz

    Klik Perpustakaan > Katalog Buku. Halaman Katalog Buku Perpustakaan menampilkan buku dalam bentuk kartu berisi stok, kategori, pengarang, dan rak. Halaman yang sama dipakai akun Ustadz, Pengurus, dan Santri untuk mencari buku.

    Pada buku yang stoknya ada, klik Ajukan Peminjaman. Di Form Pengajuan Peminjaman Buku, pilih Santri Pemohon, periksa Rencana Tanggal Kembali, lalu klik Kirim Pengajuan. Pengajuan masuk ke Peminjaman & Approval dengan status Menunggu; lihat Melayani peminjaman, pengembalian, denda, dan kunjungan perpustakaan.

    Tips: Stok baru berkurang setelah pustakawan menyetujui pengajuan. Pengajuan ditolak dengan pesan Batas Maksimal Peminjaman bila jumlah pinjaman aktif dan pengajuan santri itu yang masih menunggu sudah mencapai batas di Pengaturan Denda. Rencana Tanggal Kembali bawaannya mengikuti Maksimal Durasi Pinjam, tetapi bisa diubah pemohon.

  9. Bagikan katalog publik (opsional)

    Sistem Pesantren juga menyediakan katalog yang bisa dibuka tanpa login, di alamat Sistem Pesantren milik pesantren Anda ditambah /katalog-buku. Halaman Katalog Buku & Kitab Digital menampilkan Total Koleksi, Judul Tersedia, pencarian, serta saringan kategori dan rak.

    Tombol Detail & Sinopsis menampilkan pengarang, penerbit, ISBN, lokasi rak, dan ketersediaan stok buku.

    Tips: Katalog publik hanya untuk melihat koleksi; pengajuan pinjam tetap lewat menu Katalog Buku setelah login.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan