Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Kantin

Mengisi saldo dompet santri dan mengatur batas jajan

Untuk admin, bendahara, dan wali: mengisi saldo dompet Kantin secara tunai, memindahkan tabungan atau kelebihan bayar ke dompet, mengatur kartu RFID dan limit harian, membuat atau mereset PIN, mengatur batas jajan harian anak, dan memeriksa riwayat dompet.

Untuk: Bendahara, Admin & Operator, Wali Santri

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin dan bendahara yang mengisi saldo dompet santri, serta wali yang mengatur batas jajan anak. Hasilnya, santri bisa berbelanja di kasir Kantin dengan kartu RFID atau QR Code, dalam batas saldo dan limit harian yang ditentukan.

Sebelum mulai, ketahui bahwa setiap santri mendapat dompet otomatis dengan saldo Rp 0, nomor kartu RFID, QR Code, dan limit harian Rp 50.000. Halaman dompet ada di aplikasi Kantin bila Kantin sudah tersambung (lihat Menyambungkan aplikasi Kantin ke MyPesantren), atau di menu Kantin Pesantren MyPesantren bila masih memakai modul bawaan. Letak menunya sama di keduanya.

  1. Buka Dompet & Kartu Santri

    Klik Kantin Pesantren > Dompet & Kartu Santri. Halaman Pengelola Dompet & RFID Santri menampilkan setiap santri dengan kolom Kamar, No. RFID, Saldo Wallet, Limit Harian, Status, dan Aksi Cepat.

    Ketik NIS, nama, atau nomor kartu di kotak pencarian, atau klik judul kolom untuk mengurutkan, mis. menurut saldo.

    Tips: Menu ini hanya untuk akun berrole admin. Santri lama yang belum punya dompet otomatis dibuatkan saat halaman ini dibuka.

  2. Isi saldo tunai dengan tombol Topup

    Di baris santri, klik Topup. Di jendela Topup Saldo, pilih Metode Topup (Tunai / Cash (Manual) atau Transfer Bank), isi Nominal Pengisian (Rp) tanpa titik, mis. 50000, dan bila perlu Catatan (Optional) seperti "Titipan wali". Klik Proses.

    Muncul pesan seperti Topup saldo Rp 50.000 untuk Ahmad Fauzi berhasil diselesaikan!, dan angka di kolom Saldo Wallet bertambah.

    Tips: Nominal minimal Rp 5.000. Santri dan wali diberi notifikasi top-up, kecuali pada Kantin yang dipakai mandiri tanpa MyPesantren. Top-up di halaman ini tidak dijurnal otomatis di Akuntansi MyPesantren.

  3. Pindahkan saldo tabungan ke dompet

    Bendahara atau admin bisa memindahkan tabungan santri ke dompet tanpa uang tunai. Klik Keuangan > Tabungan Santri, lalu pada rekening yang aktif dan bersaldo klik Ke Dompet.

    Di jendela Pindah ke Dompet Kantin, isi Jumlah dipindahkan (Rp) atau klik Semua; sisa tabungan setelah dipindah tampil di bawah kolom. Isi Catatan bila perlu, mis. "Permintaan wali untuk uang jajan", lalu klik Pindahkan.

    Pemindahan tercatat sebagai penarikan di mutasi tabungan dan sebagai kredit Tabungan di dompet, dengan referensi yang sama. Lihat juga Mencatat setoran dan penarikan tabungan santri.

    Tips: Bila aplikasi Kantin sedang tidak bisa dihubungi, pemindahan masuk daftar tertunda di atas tabel dan dikirim ulang otomatis; klik Coba lagi untuk mengirim sekarang. Dompet tidak akan terisi dua kali. Bila Kantin menolak, mis. santri belum tersinkron ke Kantin, saldo dikembalikan ke tabungan.

  4. Masukkan kelebihan bayar ke dompet

    Bila wali membayar melebihi sisa tagihan, selisihnya tercatat di Keuangan > Kelebihan Bayar. Buka tab Semua Catatan, lalu pada catatan berstatus Menunggu klik Ke dompet dan setujui konfirmasinya. Statusnya berubah menjadi Masuk dompet.

    Admin juga bisa menyalakan sakelar OTOMATIS KE SALDO DOMPET agar kelebihan bayar berikutnya langsung masuk dompet santri.

    Tips: Sakelar otomatis hanya berlaku untuk kelebihan bayar berikutnya; catatan lama tetap dimasukkan satu per satu. Bila dompet tidak bisa diisi, muncul pesan agar kelebihan bayar dikembalikan manual.

  5. Wali mengisi saldo lewat Cek Santri

    Bila pesantren sudah memakai pembayaran online, wali bisa mengisi saldo sendiri dari aplikasi Cek Santri: ketuk Saldo Saku, lalu Top Up Saldo, dan bayar secara online (minimal Rp 10.000). Saldo masuk otomatis setelah pembayaran diterima. Langkah lengkapnya ada di Melihat dan membayar tagihan santri di Cek Santri.

    Uang top-up online masuk ke rekening pesantren. Untuk mencatatnya di buku besar dan mencatat penyerahan dana dompet ke Kantin, ikuti Jurnal dompet santri dan setoran ke Kantin.

    Tips: Saldo Saku di Cek Santri juga menampilkan limit harian, sisa limit hari ini, dan riwayat transaksi. Limit dan PIN tidak bisa diubah dari aplikasi itu; wali mengubahnya lewat web (langkah 7).

  6. Atur kartu RFID, limit harian, dan status dompet

    Di Dompet & Kartu Santri, klik ikon roda gigi (Atur Kartu & Limit) di baris santri. Di jendela Pengaturan Dompet:

    • Nomor Kartu RFID: tempelkan kartu baru ke pemindai, atau ketik nomornya. Nomor tidak boleh dipakai santri lain; kosongkan bila santri belum punya kartu.
    • Limit Belanja Harian (Rp): batas belanja per hari, mis. 15000.
    • Dompet Aktif (Bisa Belanja): matikan untuk memblokir dompet, mis. saat kartu hilang.

    Klik Simpan. Dompet yang diblokir berstatus Diblokir dan ditolak di kasir maupun kiosk.

    Tips: Kolom No. RFID bertanda Belum Terhubung berarti dompet belum punya nomor kartu. Kasir dan kiosk menghitung limit harian dari belanja dengan saldo kartu pada hari itu; belanja tunai tidak ikut dihitung.

  7. Wali membuat PIN dan mengatur batas jajan

    Wali masuk ke web MyPesantren dengan email atau NIS anak dan kata sandinya, lalu membuka tab Tabungan & Belanja Kantin di portal wali. Bila Kantin sudah tersambung sebagai aplikasi terpisah, klik Buka Kantin. Halaman Kontrol Kartu & Belanja Anak terbuka; klik kartu nama anak di bagian atas bila punya lebih dari satu anak.

    • Kontrol Batas Belanja Harian: lihat BELANJA HARI INI dan SISA BATAS BELANJA, isi Limit Belanja Harian Baru (Rp), mis. 10000, lalu klik Simpan Batasan Belanja.
    • Keamanan & PIN Kartu: isi PIN Transaksi Baru (6 Angka) dan Konfirmasi PIN Baru, lalu klik Simpan PIN Baru.
    • Regenerasi QR Code: membuat QR Code belanja baru; QR yang lama tidak berlaku lagi.

    Tips: Pada aplikasi Kantin terpisah, dompet baru belum punya PIN, dan belanja dengan saldo kartu ditolak sampai wali membuat PIN di halaman ini. Pada modul Kantin bawaan MyPesantren, PIN awal dompet adalah 123456; minta wali segera menggantinya.

  8. Reset PIN yang terlupa

    Bila santri atau wali lupa PIN, admin membuka Kantin Pesantren > Dompet & Kartu Santri, mengklik ikon kunci (Reset PIN) di baris santri, lalu menyetujui konfirmasinya. Hasilnya berbeda menurut cara Kantin dipakai:

    • Aplikasi Kantin terpisah: PIN dikosongkan. Wali perlu membuat PIN baru di halaman Kontrol Kartu & Belanja Anak sebelum dompet bisa dipakai belanja.
    • Modul Kantin bawaan MyPesantren: PIN kembali ke 123456.

    Tips: Di aplikasi Kantin terpisah, salah PIN 5 kali berturut-turut mengunci dompet selama 15 menit; membuat PIN baru di halaman Kontrol Kartu & Belanja Anak sekaligus membuka kunci itu. Santri yang masih ingat PIN-nya bisa menggantinya sendiri di kiosk lewat Ganti PIN Transaksi.

  9. Periksa riwayat dompet

    Riwayat dompet bisa dilihat di beberapa tempat:

    • Wali: tabel Log Riwayat Mutasi Belanja di halaman Kontrol Kartu & Belanja Anak (20 transaksi terakhir), atau Riwayat Transaksi di Saldo Saku aplikasi Cek Santri.
    • Santri: 10 Riwayat Mutasi Terakhir di layar kiosk setelah menempelkan kartu.
    • Admin dan ustadz: Kantin Pesantren > Mutasi Saldo Dompet, berisi setiap mutasi masuk dan keluar dompet santri yang bisa disaring menurut santri, tipe transaksi, sumber, dan tanggal.
    • Admin dan pengelola kantin: Kantin Pesantren > Laporan Keuangan, kotak Total Saldo Masuk Dompet untuk periode yang dipilih.

    Tips: Total Saldo Masuk Dompet menjumlahkan semua saldo yang masuk ke dompet pada periode itu: pengisian lewat tombol Topup di Dompet & Kartu Santri, top-up online, pindahan tabungan, dan kelebihan bayar. Pengembalian (refund) tidak dihitung. Bagian yang diisi lewat tombol Topup tertera di bawah angkanya sebagai Top-up manual petugas.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan