Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Kantin

Mengelola tenant, produk, stok, kasir, dan kiosk Kantin

Untuk admin dan petugas kantin: menyiapkan akun petugas, menambah tenant dan menugaskan pengelolanya, mendaftarkan produk dan stok, melakukan stock opname, melayani belanja di Kasir POS dengan saldo kartu atau tunai, menyiapkan kiosk santri, dan membaca Laporan Keuangan kantin.

Untuk: Perpustakaan, Kantin & Sarpras, Admin & Operator

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin pesantren dan petugas kantin (pengelola kantin atau kasir). Hasilnya, setiap tenant punya daftar produk dan stok, kasir bisa melayani belanja santri dengan saldo kartu atau tunai, dan omset tiap tenant terlihat di laporan.

Sebelum mulai, ketahui di mana menunya: di aplikasi Kantin bila Kantin sudah tersambung atau dipakai mandiri, atau di menu Kantin Pesantren MyPesantren bila masih memakai modul bawaan (di sana kasir bernama Kasir POS (POS)). Isi halamannya sama. Saldo santri diisi lewat Mengisi saldo dompet santri dan mengatur batas jajan.

  1. Siapkan akun petugas kantin

    Setiap petugas memakai akun sendiri. Hak aksesnya menurut role:

    • admin: semua menu, termasuk Daftar Tenant Kantin dan Dompet & Kartu Santri.
    • pengelola_kantin dan ustadz: Kelola Produk, Kelola Stok, Kasir POS, kiosk, Laporan Keuangan, dan Riwayat Stok Produk; ustadz juga bisa membuka Mutasi Saldo Dompet. Produk, stok, kasir, dan laporan penjualan yang tampil hanya milik tenant yang ditugaskan kepadanya (langkah 3).
    • kiosk_kantin: untuk perangkat anjungan santri; setelah login langsung dibawa ke layar kiosk dan hanya membuka layar itu.

    Bila Kantin tersambung atau memakai modul bawaan, buat akunnya di MyPesantren lewat Pengaturan > Manajemen Akun dan centang role Pengelola_kantin atau Kiosk_kantin (lihat Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan). Di modul Kantin bawaan yang sudah punya tenant dan belum tersambung ke aplikasi Kantin, form itu mewajibkan minimal satu tenant untuk akun Pengelola_kantin di Pilih Tenant yang Dihandel Pengelola Kantin ini, jadi tambahkan tenantnya lebih dulu (langkah 2). Setelah aplikasi Kantin tersambung, tenant diatur di aplikasi Kantin (langkah 3). Pada Kantin mandiri, buka Data Master > Pengguna, klik Tambah Pengguna, lalu pilih role Pengelola Kantin / Kasir atau Perangkat Kiosk.

    Tips: Akun selain admin yang belum ditugaskan ke tenant mana pun ditolak saat membuka Kelola Produk, Kelola Stok, Laporan Keuangan, dan Riwayat Stok Produk; di Kasir POS katalognya kosong dengan pesan Anda belum ditugaskan di tenant mana pun. Pada Kantin yang tersambung, role diperbarui setiap kali petugas masuk ke Kantin dari MyPesantren.

  2. Tambah tenant kantin

    Admin mengklik Kantin Pesantren > Daftar Tenant Kantin, lalu Tambah Tenant. Di jendela Tambah Tenant Baru, isi Nama Tenant (mis. "Kantin Putra"), Pemilik Stan, Nomor WhatsApp / HP, dan Deskripsi Stan. Pilih Status Stan: Buka, Tutup, atau Suspend / Beku, lalu klik Simpan.

    Ubah tenant lewat ikon pensil di kolom Aksi. Kolom Total Produk menunjukkan jumlah produk tiap tenant.

    Tips: Kasir hanya bisa menyelesaikan transaksi bila tenantnya berstatus Buka; selain itu muncul pesan "Kantin sedang tutup / dinonaktifkan!". Ikon tempat sampah meminta konfirmasi sebelum menghapus tenant; semua produk dan riwayat transaksi tenant itu ikut terhapus.

  3. Tugaskan pengelola ke tenant

    Masih di Daftar Tenant Kantin, klik Kelola Pengelola. Di jendela Penugasan Pengelola Kantin, pilih akun di Pilih User Pengelola / Ustadz; tenant yang sudah ditugaskan langsung tercentang. Centang tenant yang dipegang akun itu, lalu klik Simpan Penugasan.

    Bila pengelola hanya memegang satu tenant, tenant itu otomatis terpilih saat ia menambah produk, membuat opname, atau membuka laporan.

    Tips: Daftar akun hanya berisi akun berrole pengelola_kantin atau ustadz. Bila Kantin sudah tersambung, lakukan penugasan di aplikasi Kantin; pilihan tenant di form Manajemen Akun MyPesantren hanya tampil selama MyPesantren memakai modul Kantin bawaan; setelah Kantin aktif, form itu hanya menunjuk ke Kelola Pengelola di aplikasi Kantin. Akun baru dari MyPesantren muncul di Kantin setelah tersinkron atau setelah pemiliknya membuka Kantin sekali.

  4. Daftarkan produk

    Klik Kantin Pesantren > Kelola Produk, lalu Tambah Produk. Isi Tenant Kantin, Nama Produk, Kategori (Makanan, Minuman, ATK, atau Lain-lain), Stok Awal, Harga Beli (Modal), dan Harga Jual, mis. 8000. Bila produk punya barcode, isi Kode Barcode / SKU agar bisa dipindai di kasir. Foto produk boleh ditambahkan (maksimal 2 MB). Pastikan Produk Aktif / Dijual menyala, lalu klik Simpan Perubahan.

    Untuk banyak produk sekaligus, klik Import Produk, pilih tenant di Pilih Tenant Kantin, pilih file di Pilih File Excel (.xlsx, .xls, atau .csv, maksimal 10 MB), lalu klik Import. Baris pertama file berisi judul kolom Nama Produk, Kode Barcode, Kategori, Harga Beli, Harga Jual, dan Stok. Klik Unduh Template di kiri bawah jendela untuk mendapatkan file dengan judul kolom itu beserta contoh isian; ganti baris contohnya dengan produk Anda.

    Tips: Produk nonaktif tidak tampil di kasir. Kode barcode di file impor tidak boleh sama dengan produk yang sudah ada. Bila satu baris salah, seluruh impor dibatalkan dan pesan kesalahannya menyebut nomor barisnya.

  5. Tambah atau kurangi stok

    Klik Kantin Pesantren > Kelola Stok. Halaman Pengelolaan Stok menampilkan stok tiap produk: hijau bila lebih dari 10, kuning bila tinggal sedikit, dan merah bila habis.

    Klik Sesuaikan Stok di baris produk. Pilih Jenis Penyesuaian: Stok Masuk (+) untuk barang datang, Stok Keluar (-) untuk barang rusak atau hilang, atau Set Total Stok Baru (=) untuk mengganti jumlahnya. Isi Jumlah Item dan Keterangan / Alasan, lalu klik Terapkan.

    Tips: Untuk Stok Masuk dan Stok Keluar, Jumlah Item minimal 1, dan Stok Keluar tidak boleh melebihi stok saat ini. Untuk menjadikan stok 0, pilih Set Total Stok Baru dan isi 0, atau pakai Opname Manual. Setiap belanja di kasir otomatis mengurangi stok, dan setiap perubahan dicatat beserta stok lama dan stok barunya; lihat di menu Riwayat Stok Produk.

  6. Lakukan stock opname

    Untuk mencocokkan stok dengan hitungan fisik, klik Opname Manual di halaman Pengelolaan Stok. Pilih tenant di Pilih Tenant Kantin; kolom Stok Aktual terisi stok sistem. Ubah angka untuk produk yang jumlahnya berbeda dan, bila perlu, isi Keterangan Penyesuaian (Opsional). Kolom Keterangan Umum dipakai untuk produk tanpa keterangan khusus. Klik Simpan Hasil Opname.

    Bila lebih mudah lewat Excel, klik Upload Opname, pilih tenant, lalu klik Unduh Template. File berisi semua produk aktif tenant itu; isi kolom Stok Aktual dan Keterangan, unggah lewat Pilih File Excel, lalu klik Import.

    Tips: Hanya produk yang stok aktualnya berbeda yang diperbarui; pesan seperti "Berhasil melakukan opname. Sebanyak 4 produk diperbarui." menyebut jumlahnya. Pada file Excel, baris dengan Stok Aktual kosong dilewati.

  7. Layani belanja di Kasir POS

    Klik Kantin Pesantren > Kasir POS. Halaman POS Pesantren terbuka; pilih tenant di Tenant bila Anda memegang lebih dari satu. Tombol Layar Penuh memperbesar tampilan.

    Klik produk di katalog untuk memasukkannya ke Keranjang Belanja, atau pindai barcodenya di kotak pencarian; produk yang cocok langsung masuk keranjang. Atur jumlah dengan tombol plus dan minus, hapus baris dengan ikon silang, atau klik Kosongkan untuk mengulang.

    Tips: Mengganti tenant mengosongkan keranjang. Produk yang stoknya habis tidak bisa ditambahkan, dan jumlah di keranjang tidak bisa melebihi stok. Bila stok terjual di kasir lain sebelum transaksi diselesaikan, transaksi dibatalkan dengan pesan yang menyebut sisa stoknya.

  8. Terima pembayaran dengan saldo kartu atau tunai

    Di Pilih Metode Pembayaran, pilih Saldo Kartu atau Tunai (Cash).

    • Saldo Kartu: di panel Identifikasi Santri, buka tab RFID Card lalu tempelkan kartu (atau ketik nomornya dan klik Cari), atau tab QR Code lalu pindai QR dari halaman wali dan klik Scan; NIS santri juga diterima di kolom ini. Periksa nama, SALDO TERKINI, dan SISA LIMIT HARIAN, lalu minta santri mengetik PIN di Masukkan PIN Dompet.
    • Tunai (Cash): isi Uang Tunai Diterima; kembalian tampil di bawahnya.

    Klik SELESAIKAN TRANSAKSI. Jendela Transaksi Berhasil menampilkan struk; klik Cetak atau Tutup.

    Tips: Pembayaran saldo kartu ditolak bila PIN salah atau belum dibuat, saldo kurang, dompet diblokir, atau belanja hari itu melewati limit harian; pesannya menyebut sisa limit. Di aplikasi Kantin terpisah, salah PIN 5 kali mengunci dompet 15 menit. Santri dan wali diberi notifikasi setiap belanja dengan saldo kartu, kecuali pada Kantin mandiri.

  9. Siapkan kiosk untuk santri

    Kiosk adalah layar mandiri tempat santri mengecek saldo dengan menempelkan kartu. Klik Kantin Pesantren > Anjungan Kiosk ATM Santri; layar ANJUNGAN MANDIRI KANTIN terbuka di tab baru. Perangkat kiosk sebaiknya memakai akun berrole kiosk_kantin, yang setelah login langsung dibawa ke layar ini dan tidak bisa membuka menu lain.

    Santri menempelkan kartu, lalu melihat SALDO UTAMA, SISA LIMIT HARI INI, dan 10 Riwayat Mutasi Terakhir. Santri bisa mengganti PIN lewat Ganti PIN Transaksi dengan mengisi PIN Saat Ini, PIN Baru (6 Angka), dan Konfirmasi PIN Baru. Tombol Selesai / Keluar menutup sesi; tanpa sentuhan selama 15 detik, sesi tertutup sendiri.

    Tips: Admin menyalakan atau mematikan kiosk lewat tombol Kiosk ATM: AKTIF / NON-AKTIF di Dompet & Kartu Santri, atau di menu Pengaturan aplikasi Kantin. Saat nonaktif, layar menampilkan Layanan Kiosk Non-Aktif. Di aplikasi Kantin terpisah, PIN pertama tidak bisa dibuat di kiosk; wali membuatnya di halaman Kontrol Kartu & Belanja Anak.

  10. Baca laporan penjualan

    Klik Kantin Pesantren > Laporan Keuangan. Halaman Laporan Keuangan Kantin menampilkan data bulan berjalan; ubah tanggal awal dan akhir di kanan atas, dan pilih tenant bila perlu (Semua Tenant untuk gabungan).

    • Kotak Total Omset Penjualan, Jumlah Transaksi (POS), Rata-Rata Nilai Belanja, dan Total Saldo Masuk Dompet (saldo yang masuk ke dompet santri dari semua sumber, tanpa refund; di bawahnya tertera bagian top-up manual petugas).
    • Kontribusi Penjualan Tenant dan 10 Produk Paling Laris.
    • Jurnal Log Transaksi Kasir: 30 transaksi terakhir lengkap dengan kode nota, tenant, santri, kasir, dan metode pembayaran.

    Tips: Pengelola hanya melihat tenant yang ditugaskan kepadanya. Omset mencakup belanja tunai dan saldo kartu. Penjualan kantin tidak dijurnal di Akuntansi MyPesantren.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan