Menyiapkan mata pelajaran, kitab, materi hafalan, dan ruangan
Untuk admin: mengisi data master akademik, yaitu daftar kitab, mata pelajaran, materi hafalan, dan ruangan, agar bisa dipilih saat membuat jadwal pelajaran, mengisi jurnal mengajar, mencatat setoran hafalan, mengisi nilai, dan menyusun modul ajar.
Untuk: Admin & Operator
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk admin. Hasil akhirnya: daftar kitab, mata pelajaran, materi hafalan, dan ruangan siap dipilih di jadwal pelajaran, jurnal mengajar, setoran hafalan, input nilai, dan modul ajar.
Sebelum mulai, buat dulu tingkatan dan kelas (lihat Menyiapkan tingkatan, kelas, dan kamar asrama), karena pilihan tingkatan kitab diambil dari Master Tingkatan dan dicocokkan dengan tingkatan kelas. Urutan yang disarankan: kitab, lalu mata pelajaran, materi hafalan, dan ruangan.
-
Buka menu data master
Di menu samping, buka grup Akademik. Di bagian Konfigurasi & Master terdapat Master Ruangan, Master Kitab, Materi Hafalan, dan Mata Pelajaran.
Keempat halaman ini memakai pola yang sama: tombol tambah di kanan atas, kotak pencarian, tabel yang bisa diurutkan dengan mengklik judul kolom, serta ikon pensil dan tempat sampah di kolom Aksi.
Tips: Master Ruangan hanya untuk admin. Master Kitab, Materi Hafalan, dan Mata Pelajaran juga bisa dibuka akun lain yang diberi izin manage-master-kitab, manage-master-materi, atau view-mapel di Pengaturan > Manajemen Role.
-
Tambahkan kitab
Klik Akademik > Master Kitab, lalu Tambah Kitab. Di jendela Tambah Data Kitab, isi Nama Kitab (wajib, tidak boleh sama dengan kitab lain) dan Pengarang, lalu pilih Tingkatan (wajib). Pilihannya diambil dari Akademik > Master Tingkatan; selama Master Tingkatan masih kosong, tampil daftar bawaan SD, SMP, MTS, SMA, SMK, MA, IDADI, dan Santri Senior.
Isi Kategori (mis. Fikih) dan Deskripsi / Keterangan, dan bila ada unggah Gambar / Cover Kitab (JPG, JPEG, PNG, maks. 2 MB). Klik Simpan.
Tips: Kolom Kategori menawarkan kategori yang pernah Anda isi, sehingga penulisannya seragam. Jendela baru tertutup setelah kitab tersimpan, disertai pesan "Data kitab berhasil ditambahkan." Bila ada isian yang salah, mis. nama kitab sudah ada atau Tingkatan belum dipilih, jendela tetap terbuka dan keterangannya tampil merah di bawah isian itu.
-
Samakan tingkatan kitab dengan kelas
Saat ustadz mengisi jurnal mengajar, pilihan kitab disaring menurut tingkatan kelas, yaitu Kode tingkatan kelas itu di Akademik > Master Tingkatan. Karena itu, pilih Tingkatan kitab yang sama dengan kode tingkatan kelas yang memakainya, mis. kitab untuk kelas Madrasah Tsanawiyah berkode MTS diberi Tingkatan Madrasah Tsanawiyah (MTS).
Lihat juga Melihat jadwal mengajar dan mengisi jurnal mengajar.
Tips: Pilihan Tingkatan kitab memuat semua tingkatan di Master Tingkatan, termasuk kode buatan sendiri. Kitab lama yang tingkatannya tidak ada di Master Tingkatan tampil dengan tanda (nilai lama) saat diubah; gantilah ke tingkatan yang dipakai kelasnya. Kelas tanpa tingkatan menampilkan semua kitab.
-
Tambahkan mata pelajaran
Klik Akademik > Mata Pelajaran, lalu Tambah Mapel. Di jendela Tambah Mata Pelajaran, pilih Kitab Terkait bila pelajaran ini mengkaji satu kitab; Nama Mata Pelajaran otomatis terisi sesuai nama kitab dan boleh diubah.
Untuk pelajaran umum, biarkan -- Tanpa Kitab -- dan ketik namanya sendiri, mis. Bahasa Arab (minimal 3 karakter). Biarkan Status Aktif menyala, lalu klik Simpan.
Tips: Tombol Tambah Mapel serta ikon edit dan hapus hanya tampil bagi akun yang punya izin create-mapel, edit-mapel, dan delete-mapel; tanpa izin edit-mapel, sakelar Status juga terkunci. Admin memiliki semuanya.
-
Nonaktifkan mapel yang tidak dipakai lagi
Sakelar di kolom Status mengubah mapel menjadi Aktif atau Non-Aktif, disertai pesan, mis. Mata pelajaran "Bahasa Arab" dinonaktifkan. Mapel nonaktif tidak muncul lagi di pilihan mata pelajaran saat membuat jadwal, mengisi nilai, dan menyusun modul ajar, tetapi data lamanya tetap utuh.
Ikon tempat sampah menghapus mapel setelah Anda menyetujui pertanyaan Apakah Anda yakin ingin menghapus mata pelajaran ini?.
Tips: Lebih aman menonaktifkan mapel daripada menghapusnya. Mapel yang dihapus juga hilang dari jadwal, nilai, dan modul ajar yang memakainya; kolom mata pelajarannya menjadi kosong.
-
Tambahkan materi hafalan
Klik Akademik > Materi Hafalan, lalu Tambah Materi. Di jendela Tambah Data Materi, isi Nama Materi / Surat (mis. Surat Al-Mulk), pilih Tipe Materi, isi Jumlah Unit (Ayat/Bait) (mis. 30), dan bila perlu Deskripsi. Klik Simpan.
Untuk surat, Jumlah Unit adalah jumlah ayatnya. Saat ustadz memilih surat ini ketika mencatat setoran, ayat awal terisi 1 dan ayat akhir terisi angka tersebut (lihat Mencatat setoran hafalan dan memantau target).
Tips: Keempat tipe bisa disimpan, termasuk Hadits; materi hadits muncul di form setoran saat ustadz memilih tipe Hadist. Di form setoran, materi ditampilkan menurut urutan pembuatannya, jadi masukkan surat sesuai urutan mushaf agar mudah dicari. Jendela baru tertutup setelah materi tersimpan, disertai pesan "Data materi berhasil ditambahkan." Bila ada isian yang salah, jendela tetap terbuka dan keterangannya tampil di bawah isian itu.
-
Tambahkan ruangan
Klik Akademik > Master Ruangan. Di halaman Kelola Ruangan / Lokasi, klik Tambah Ruangan, isi Nama Ruangan (mis. Kelas 7A Gedung Utara atau Gazebo 2) dan Keterangan (Opsional), lalu klik Simpan. Muncul pesan Ruangan berhasil ditambahkan.
Tips: Daftarkan semua tempat belajar, termasuk masjid, aula, dan gazebo, karena setiap jadwal pelajaran wajib punya ruangan.
-
Ubah atau hapus data master
Klik ikon pensil untuk mengubah data; jendelanya berjudul Edit Data Kitab, Edit Mata Pelajaran, Edit Data Materi, atau Edit Ruangan. Simpan dengan Perbarui (kitab dan materi) atau Simpan (mapel dan ruangan). Untuk menghapus, klik ikon tempat sampah lalu setujui pertanyaan konfirmasinya.
Data yang dihapus dilepas dari data lain yang memakainya: kitab yang dihapus hilang dari mapel dan jurnal mengajar, materi yang dihapus hilang dari catatan setoran (nama suratnya tetap tersimpan), dan ruangan yang dihapus hilang dari jadwal.
Tips: Untuk mengganti nama, cukup ubah datanya. Jangan menghapus lalu membuat ulang, agar riwayat jadwal, jurnal, dan setoran tetap terhubung.
-
Pakai data master di jadwal dan modul lain
Setelah data master lengkap, admin membuat jadwal pelajaran lewat Akademik > Jadwal Mengajar, tombol Tambah Jadwal: pilih Mata Pelajaran, Kelas, Pengampu (Ustadz), dan Lokasi / Ruangan. Data master lain dipakai di:
- Kitab: jurnal mengajar dan progres kitab saat mengisi absensi santri;
- Mata pelajaran: jadwal, input nilai, dan modul ajar;
- Materi hafalan: setoran hafalan.
Tips: Pilihan Mata Pelajaran di form jadwal hanya berisi mapel yang aktif.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.