Mengisi absensi santri dan melihat rekapnya
Untuk ustadz dan admin: mencatat kehadiran santri per jadwal pelajaran setiap hari, lalu memeriksa rekap kehadiran per kelas lengkap dengan persentase hadir dan unduhan Excel.
Untuk: Ustadz & Wali Kelas, Admin & Operator
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk ustadz dan admin yang diberi akses absensi santri. Hasil akhirnya: kehadiran santri tercatat untuk setiap jadwal pelajaran, dan Anda bisa melihat rekapnya per kelas dalam rentang tanggal tertentu.
Sebelum mulai, pastikan admin sudah menyiapkan kelas, memasukkan santri ke kelasnya pada tahun ajaran aktif, dan membuat jadwal pelajaran (lihat Melihat jadwal mengajar dan mengisi jurnal mengajar). Absensi diisi per jadwal, dan ustadz hanya melihat jadwal miliknya sendiri, jadi akun ustadz harus sudah terhubung dengan data pegawainya.
-
Buka halaman Absensi Santri
Di menu samping, klik Akademik > Absensi Santri. Kolom Tanggal otomatis berisi hari ini, dan nama harinya tampil di sebelahnya.
Tips: Ustadz hanya bisa menyimpan absensi untuk hari ini. Bila Anda memilih tanggal lain, tombol Simpan berganti menjadi Terkunci. Admin bisa mengisi atau memperbaiki absensi pada tanggal mana pun.
-
Pilih kelas dan jadwal pelajaran
Pilih Kelas, lalu pilih Jadwal / Matpel. Pilihan jadwal hanya berisi pelajaran kelas itu pada hari yang dipilih, lengkap dengan jam mulainya. Setelah jadwal dipilih, Daftar Santri muncul berisi santri berstatus Aktif yang tercatat di kelas itu pada tahun ajaran tanggal absensi, biasanya tahun ajaran aktif.
Tips: Bila pilihan jadwal kosong, kelas itu tidak punya jadwal pada hari tersebut atau jadwalnya bukan atas nama Anda. Minta admin memeriksa jadwal pelajaran. Bila tabel tetap bertuliskan "Silakan pilih Kelas dan Jadwal untuk memuat data santri." padahal keduanya sudah dipilih, belum ada santri yang tercatat di kelas itu pada tahun ajaran aktif. Ini biasanya terjadi bila tahun ajaran baru sudah diaktifkan tetapi kenaikan kelas belum diproses; minta admin memprosesnya di Akademik > Kenaikan Kelas.
-
Tandai status kehadiran tiap santri
Semua santri awalnya berstatus Hadir. Ubah santri yang tidak hadir menjadi Izin, Sakit, atau Alpa, lalu isi kolom Keterangan bila perlu, misalnya "Pulang karena demam". Tombol Hadir Semua mengembalikan semua santri ke status Hadir.
Tips: Bila absensi untuk jadwal dan tanggal itu sudah pernah disimpan, status yang tersimpan langsung tampil sehingga Anda bisa memperbaikinya.
-
Isi info mengajar bila perlu
Di bagian Info Mengajar & Materi, Anda bisa mengisi Status Kehadiran Guru dan Materi Pelajaran (Ringkasan). Bagian Jurnal Progres Kitab / Buku (Nama Kitab / Buku, Bab / Pasal, Halaman, Khatam?) ikut tersimpan sebagai jurnal mengajar, dan progres terakhir ditampilkan sebagai pengingat. Lihat juga panduan jurnal mengajar.
Tips: Jurnal progres kitab hanya tersimpan bila Nama Kitab / Buku dipilih.
-
Simpan absensi
Klik Simpan di kanan atas. Muncul pesan Absensi berhasil disimpan!. Ulangi langkah 2 sampai 5 untuk jadwal berikutnya pada hari itu.
Tips: Ustadz juga bisa mengisi absensi dari aplikasi Santri Ku: tab Akademik > Kehadiran Santri, pilih kelas dan jadwal pelajaran, tandai kehadiran, lalu ketuk Simpan Presensi. Metode presensi bawaan di aplikasi (Default Hadir atau Scan Barcode / Satu per Satu) diatur admin di Pengaturan > Pengaturan Pesantren, tab Akademik & Keuangan.
-
Buka Rekap Absensi
Klik Akademik > Rekap Absensi. Isi Tanggal Awal dan Tanggal Akhir (bawaannya awal bulan sampai hari ini), pilih kelas di Pilih Kelas, dan bila perlu pilih satu pelajaran di Filter Mapel (Opsional).
Tips: Rentang tanggal paling panjang 60 hari. Rekap memuat santri berstatus Aktif yang tercatat di kelas itu pada tahun ajaran Tanggal Akhir, jadi santri yang sudah keluar atau lulus tidak ikut direkap. Rekap yang sama juga ada di Santri Ku, menu Rekap Absensi pada tab Akademik.
-
Baca hasil rekap
Setiap santri tampil dengan kode harian H (Hadir), I (Izin), S (Sakit), dan A (Alpha), jumlah tiap status, serta % Hadir. Bila dalam sehari ada beberapa jadwal, yang dipakai adalah status terberat: Alpa, lalu Sakit, lalu Izin. Santri dengan sorotan merah kehadirannya di bawah batas minimal.
Tips: Persen hadir dihitung dari jumlah hari yang punya catatan absensi di kelas itu, bukan dari semua hari kalender. Batas minimal (bawaan 80%) diatur admin di Pengaturan > Pengaturan Pesantren, tab Akademik & Keuangan, kolom Batas Minimal Kehadiran (%).
-
Unduh atau tindak lanjuti rekap
Klik Export Excel untuk mengunduh rekap. Untuk mencatat pelanggaran kehadiran sekaligus, klik Proses Pelanggaran; angka di tombol menunjukkan berapa santri yang akan dicatat, dan Anda diminta konfirmasi dulu. Centang Beri tahu wali bila wali perlu menerima pemberitahuan di aplikasi Cek Santri.
Tips: Proses Pelanggaran memerlukan Kategori Pelanggaran Absensi yang sudah diatur admin di Pengaturan Pesantren. Santri yang sudah dicatat untuk periode yang sama dilewati.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.