Memeriksa berkas, menyetujui, dan menolak pendaftar

Di menu samping, klik SPMB > Data SPMB. Di bagian atas tampil rekap per gelombang: jumlah pendaftar dan kuota, berapa yang diterima, ditolak, lunas, dan belum bayar, serta biaya yang terkumpul.

Tabel Data Pendaftaran SPMB bisa disaring dengan pilihan Semua status, Semua pembayaran, dan Semua gelombang, atau dicari lewat kotak Cari nama / nomor.... Kolom Pembayaran & Berkas menunjukkan status biaya dan jumlah berkas wajib yang sudah diterima, mis. Berkas wajib 2/4.

Klik Detail pada baris pendaftar. Di bawah barisnya terbuka panel berisi Berkas persyaratan, Biaya pendaftaran, dan Halaman status pendaftar.

Klik Lihat di samping nama berkas untuk membuka file yang diunggah. Bila berkas sudah benar, klik Terima; statusnya menjadi Diterima dan pendaftar tidak bisa menggantinya lagi. Penerimaan yang keliru bisa dibatalkan dengan tombol Batal; berkas kembali berstatus Menunggu diperiksa, atau Belum diunggah bila tidak ada file yang diunggah.

Bila berkas buram, salah, atau belum diunggah, tulis catatannya di kotak Catatan bila perlu diperbaiki di bawah berkas itu, mis. "foto KK buram, mohon unggah ulang", lalu klik Minta perbaiki. Status berkas menjadi Perlu diperbaiki, dan catatannya tampil di halaman status pendaftar.

Setelah pendaftar mengunggah ulang, status berkas kembali Menunggu diperiksa dan bisa Anda periksa lagi.

Agar santri baru langsung punya kamar dan kelas, klik ikon pensil (Edit data) pada baris pendaftar sebelum disetujui. Di halaman Form Pendaftaran Santri Baru, pilih Kamar (Opsional) dan Kelas (Opsional), periksa Tahun Masuk, lalu klik Simpan Data.

Di halaman ini Anda juga bisa membetulkan data calon santri atau wali, mis. nomor WhatsApp yang salah ketik. Tanggal Lahir wajib diisi; lengkapi dulu bila masih kosong agar data bisa disimpan.

Setelah semua berkas wajib berstatus Diterima, klik Verifikasi pada pendaftar berstatus Menunggu, lalu setujui pertanyaan "Semua berkas sudah benar dan pendaftaran siap disetujui?". Status berubah menjadi Berkas Diverifikasi.

Bila masih ada berkas wajib yang belum diterima, muncul pesan yang menyebut nama berkasnya, dan status tidak berubah.

Pastikan biaya pendaftarannya sudah Lunas atau Tanpa biaya; bila belum, minta bendahara mencatatnya (lihat Mencatat biaya pendaftaran dan membayar fee perujuk). Klik Setujui pada pendaftar berstatus Berkas Diverifikasi, lalu setujui pertanyaan "Setujui dan masukkan ke data santri?".

Status menjadi Disetujui, dan Sistem Pesantren membuat data santri baru berstatus Aktif beserta foto, kamar, dan kelasnya. Wali yang nomor HP-nya sudah terdaftar, mis. orang tua kakaknya, langsung dihubungkan ke santri baru; selain itu dibuatkan akun wali baru. Bila pendaftar datang lewat link rujukan, fee perujuknya ikut dibuat.

Bila akun wali baru dibuat, muncul kotak kuning Password awal akun wali berisi Nama Wali, Login (NIS anak), No. HP, dan Password. Kotak ini hanya tampil sekali; catat dulu, lalu klik Sudah dicatat, tutup.

Kolom WhatsApp bertuliskan Link aktivasi dikirim bila wali dikirimi link untuk membuat password sendiri. Bila tertulis Belum (serahkan manual), serahkan password itu langsung kepada wali. Lihat juga Menyiapkan akun wali santri.

Klik Tolak pada pendaftar berstatus Menunggu atau Berkas Diverifikasi. Di panel yang terbuka, tulis alasannya di kotak Alasan penolakan, minimal 5 karakter, mis. "kuota tingkatan SMP sudah penuh", lalu klik Tolak pendaftaran.

Status menjadi Ditolak, alasannya tampil di halaman status pendaftar, dan wali menerima pesan WhatsApp berisi alasan itu. Pendaftar yang ditolak tidak lagi dihitung dalam kuota gelombang.

Klik ikon printer (Cetak formulir) pada baris pendaftar. Formulir terbuka di tab baru berisi data calon santri, data orang tua/wali, alamat, tabel Checklist Berkas Administrasi, dan kolom tanda tangan; klik Cetak Formulir untuk mencetaknya.

Untuk rekap, klik Unduh Excel. Isinya mengikuti filter dan pencarian yang sedang dipakai, termasuk gelombang, jalur, status bayar, jumlah berkas wajib yang diterima, status, alasan penolakan, dan perujuk.

Untuk calon santri yang mendaftar di kantor, klik Pendaftaran Baru di Data SPMB, atau menu SPMB > Pendaftaran Santri. Pada Form Pendaftaran Santri Baru, isi minimal Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir, dan Tingkatan (Didaftarkan ke), lalu nama dan nomor WhatsApp wali, serta kamar dan kelas bila sudah ditentukan. Admin bisa memilih perujuk di bagian Khusus Admin.

Bila ada gelombang aktif, pendaftaran ini mengikuti aturan formulir online: di atas form tampil gelombang, sisa kuota, dan biaya pendaftaran, dan Jalur Pendaftaran wajib dipilih bila ada jalur aktif. Di luar periode gelombang atau bila kuotanya penuh, di atas form tampil Pendaftaran sedang ditutup. Admin dan akun yang diberi izin mengelola SPMB (bawaannya juga bendahara) tetap bisa mendaftarkan calon santri yang datang langsung atau titipan: pilih gelombang tujuan di Daftarkan di luar kuota/periode (khusus panitia). Setiap pilihan menyebut unit, periode, dan kuota terisi gelombangnya; biaya dan daftar berkas mengikuti gelombang yang dipilih. Akun lain tetap tidak bisa menyimpan pendaftaran selama formulir ditutup.

Klik Daftarkan Santri untuk menyimpan dan kembali ke Data SPMB, atau Daftar & Buat Baru untuk langsung mengisi pendaftar berikutnya.