Mencatat biaya pendaftaran dan membayar fee perujuk

Pendaftar membayar dari halaman statusnya. Bila payment gateway aktif, pendaftar bisa memilih Bayar Online (QRIS / Virtual Account); begitu pembayaran diterima, status bayarnya otomatis Lunas dan jurnalnya dibuat tanpa perlu Anda verifikasi.

Pendaftar juga bisa transfer ke rekening yang aktif di Bank & Wallet lalu mengunggah bukti. Status bayarnya menjadi Menunggu verifikasi sampai Anda memeriksanya. Selama itu pendaftar tidak bisa membayar online, agar biaya tidak terbayar dua kali.

Buka SPMB > Data SPMB. Pada pilihan Semua pembayaran, pilih Menunggu verifikasi. Kartu rekap per gelombang di bagian atas juga menyebut jumlahnya, mis. (3 bukti menunggu).

Klik Detail pada pendaftar, lalu di bagian Biaya pendaftaran klik Lihat bukti transfer. Bukti terbuka di tab baru. Cocokkan nominal dan tanggalnya dengan mutasi rekening pesantren.

Di bagian yang sama, pilih Tunai atau Transfer, isi tanggal bayar, lalu pilih akun penerima: biarkan Diterima di: Kas (bawaan) atau pilih akun bank tempat uang masuk. Klik Tandai lunas dan setujui konfirmasinya.

Status bayar menjadi Lunas dan jurnal penerimaan dibuat: akun kas/bank (debit) dan Pendapatan Pendaftaran (kredit). Akun pendapatannya bisa diganti di Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis, kartu SPMB: biaya pendaftaran dan fee perujuk.

Bila pendaftar sedang membuat pembayaran online, isian tandai lunas diganti peringatan beserta batas waktu pembayaran online itu; tandai lunas baru bisa dilakukan setelah pembayaran online dibatalkan atau kedaluwarsa. Bila pendaftar ternyata membayar tunai atau transfer, klik Batalkan pembayaran online, setujui konfirmasinya, lalu tandai lunas.

Bila dana tidak ditemukan atau nominalnya kurang, tulis alasannya di kotak Alasan bukti ditolak, minimal 5 karakter, mis. "nominal kurang Rp 50.000", lalu klik Tolak bukti. Status bayar kembali Belum bayar; pendaftar melihat alasannya di halaman status lalu bisa mengunggah bukti baru.

Bila keliru menandai lunas, buka Detail pendaftar, klik Batalkan tanda lunas, lalu setujui konfirmasinya. Status bayar kembali Belum bayar dan jurnal penerimaannya dihapus.

Fee perujuk adalah imbalan bagi pegawai, wali, atau alumni yang link rujukannya dipakai pendaftar yang kemudian diterima. Klik SPMB > Setting Fee SPMB, lalu Tambah Setting Baru. Pilih Tingkatan, isi Nominal Fee, mis. 50000, lalu klik Simpan. Satu tingkatan hanya punya satu nominal.

Untuk tingkatan yang belum diatur, dipakai fee default yang tertera di atas tabel. Admin mengubahnya lewat tautan Ubah fee default atau menu SPMB > Fee Default Perujuk, pada isian Nominal Fee Default Perujuk.

Fee dibuat otomatis berstatus Belum Dibayar saat panitia menyetujui pendaftar yang datang lewat link rujukan, kecuali perujuknya wali pendaftar itu sendiri. Buka SPMB > Fee SPMB untuk melihat Penerima Fee, Santri, Nominal Fee, dan Status.

Selama belum dibayar, nominal bisa diubah lewat ikon pensil dan fee bisa dihapus lewat ikon tempat sampah. Untuk menambah fee secara manual, klik Tambah Fee Baru, pilih Pendaftaran SPMB yang sudah diterima (penerima dan nominal terisi otomatis), lalu klik Simpan Fee.

Klik Bayar Fee pada baris fee. Jendela Bayar Fee Perujuk menampilkan nama penerima, santri rujukannya, dan nominal. Pilih Cara bayar (Tunai atau Transfer), isi Tanggal bayar, pilih akun di Dibayar dari (bawaannya Kas), lalu klik Bayar & catat.

Status berubah menjadi Telah Dibayar, dan jurnal dibuat: Beban Fee Perujuk SPMB (debit) dan akun kas/bank (kredit).

Pada fee yang sudah dibayar, klik Cetak Receipt. Receipt terbuka di tab baru berisi nomor receipt, tanggal bayar, nama penerima, nama santri, tanggal pendaftaran, dan jumlah. Klik Cetak Receipt di pojok kanan atas untuk mencetaknya, lalu serahkan kepada perujuk.