Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Akuntansi

Mengatur daftar akun (COA) dan mencatat saldo awal

Untuk bendahara: memahami daftar akun, menambah, mengubah, atau menonaktifkan akun kas, bank, pendapatan, dan beban, lalu mencatat saldo awal pembukuan lewat satu jurnal manual agar Neraca sesuai dengan kondisi uang pesantren.

Untuk: Bendahara

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk bendahara atau admin yang memiliki izin manage-coa, yang membuka menu Akuntansi > Daftar Akun (COA). Hasilnya, pesantren punya daftar akun yang rapi dan saldo awal yang tercatat, sehingga Neraca dan saldo Kas & Bank sesuai dengan uang yang sebenarnya.

Banyak akun dibuat otomatis oleh aplikasi, mis. akun untuk kategori kas masuk dan keluar dan akun dari tombol Buat akun di Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis. Untuk mencatat saldo awal, Anda juga memerlukan izin manage-journal yang membuka menu Jurnal Umum.

  1. Buka Daftar Akun (COA)

    Di menu samping, klik Akuntansi > Daftar Akun (COA). Halaman Chart of Accounts (Daftar Akun) menampilkan setiap akun dengan Kode, Nama Akun, Tipe, Kategori, Saldo, dan Status. Ketik di kotak Cari kode atau nama akun..., atau pilih tipe di Semua Tipe, untuk menyaring daftar.

    Tips: Kolom Tipe berisi Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, atau Beban. Kolom Saldo adalah saldo gabungan semua unit; saldo per unit dilihat di Laporan Keuangan.

  2. Kenali pola kode akun

    Aplikasi memakai pola kode berikut, dan beberapa fitur bergantung padanya:

    • 1xxx Aset. Akun aset berkode 11xx dianggap kas dan bank: tampil di Kas & Bank, di pilihan Diterima di dan Dibayar dari pada Kas Masuk & Keluar, dan dihitung di Arus Kas. Contoh: 1101 Kas Pesantren.
    • 2xxx Kewajiban, mis. Utang Usaha dan titipan tabungan santri.
    • 3xxx Ekuitas, mis. Modal Awal dan 3201 Laba Ditahan, yang wajib ada untuk Tutup Buku.
    • 4xxx Pendapatan dan 5xxx Beban.

    Tips: Jangan mengubah kode akun bawaan seperti 1101 Kas Pesantren dan 3201 Laba Ditahan. Aplikasi mencari akun itu berdasarkan kodenya.

  3. Tambah akun baru

    Klik Tambah Akun. Di jendela Tambah Akun Baru, isi Kode Akun (mis. 1103) dan Nama Akun (mis. "Bank Syariah"), pilih Tipe Akun (Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, atau Beban), lalu isi Kategori / Grup (mis. "Aset Lancar"). Biarkan Akun Aktif menyala, lalu klik Simpan Akun. Muncul pesan "Data akun berhasil disimpan."

    Tips: Kode akun harus unik. Bila kode sudah dipakai akun lain, muncul pesan merah di bawah kolom Kode Akun. Sebelum menambah, cari dulu di daftar: akun dengan nama serupa mungkin sudah dibuat otomatis, mis. Utang Usaha atau Titipan Tabungan Santri.

  4. Isi Kategori / Grup dengan tepat

    Kategori / Grup menentukan kelompok akun di laporan Arus Kas:

    • Akun aset dengan grup berisi kata "lancar", mis. "Aset Lancar", dihitung sebagai kegiatan operasional. Pakai grup ini untuk piutang dan persediaan.
    • Akun aset dengan grup berisi kata "tetap", mis. "Aset Tetap" untuk gedung dan kendaraan, atau akun aset berkode 12xx ke atas tanpa kata "lancar", dihitung sebagai investasi.
    • Kewajiban dengan grup berisi kata "panjang", mis. "Kewajiban Jangka Panjang", serta semua akun ekuitas dihitung sebagai pendanaan. Kewajiban lain, pendapatan, dan beban dihitung operasional.

  5. Ubah atau nonaktifkan akun

    Klik ikon pensil di kolom Aksi untuk membuka jendela Edit Akun. Anda bisa memperbaiki nama atau grup, atau mematikan Akun Aktif untuk akun yang tidak dipakai lagi. Akun nonaktif tidak muncul lagi di pilihan akun Jurnal Umum, Kas & Bank, Hutang, dan Kas Masuk & Keluar, tetapi riwayat jurnalnya tetap tampil di laporan.

    Tips: Tidak ada tombol hapus akun. Tipe Akun tidak bisa diganti bila akun sudah dipakai di jurnal; di bawahnya tertulis "Tipe tidak bisa diganti: akun ini sudah dipakai di ... baris jurnal." Bila tipenya salah, buat akun baru dengan tipe yang benar, lalu nonaktifkan akun lama.

  6. Siapkan akun untuk setiap rekening bank

    Setiap rekening sebaiknya punya akun sendiri berkode 11xx agar saldonya terlihat terpisah. Cara termudah: buka Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis, lalu di kartu Akun penerima per rekening tujuan transfer klik Buat akun pada rekening yang belum punya akun. Daftar rekening diambil dari Keuangan > Bank & Wallet. Akun juga bisa dibuat lewat Tambah Akun dengan kode 11xx dan tipe Aset.

    Tips: Akun yang dibuat lewat Pengaturan Jurnal Otomatis langsung dipakai untuk pembayaran yang masuk ke rekening itu.

  7. Catat saldo awal lewat satu jurnal manual

    Halaman Daftar Akun tidak punya isian saldo awal; kolom Saldo hanya berubah lewat jurnal. Untuk memulai pembukuan, buka Akuntansi > Jurnal Umum, klik Buat Jurnal Manual, dan buat satu jurnal bertanggal sehari sebelum pembukuan dimulai, mis. 30 Juni 2026:

    • Debet setiap akun aset sebesar saldonya, mis. 1101 Kas Pesantren Rp 12.500.000 dan 1103 Bank Syariah Rp 48.000.000.
    • Kredit setiap kewajiban yang masih ada ke akun kewajibannya.
    • Kredit sisanya ke akun ekuitas Modal Awal, mis. Rp 60.500.000, sehingga total debet sama dengan total kredit.

    Cara mengisi jurnalnya ada di Mencatat dan mengoreksi jurnal di Jurnal Umum.

    Tips: Bila akun Modal Awal belum ada, tambahkan dulu, mis. kode 3101 tipe Ekuitas. Bila uang tabungan santri ikut tersimpan di kas atau rekening itu dan Anda akan memakai fitur Jurnal tabungan santri, kurangi saldo awal kas sebesar uang tabungan, karena bagian itu dijurnal oleh fitur tersebut. Hutang yang ingin dicicil lewat menu Hutang harus dicatat di menu Hutang.

  8. Pastikan saldonya benar dan seimbang

    Buka Akuntansi > Laporan Keuangan, pilih Neraca, dan isi Per Tanggal dengan tanggal jurnal saldo awal. Saldo setiap akun harus sama dengan kondisi sebenarnya, dan di bawah tertulis STATUS: BALANCED (SEIMBANG). Kolom Saldo di Daftar Akun juga ikut berubah.

    Tips: Bila pesantren memakai beberapa unit, saldo awal sebaiknya dicatat per unit dengan memilih Unit di jurnal, agar Neraca setiap unit juga benar.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan