Mencatat hutang pesantren dan pelunasannya

Di menu samping, klik Akuntansi > Hutang. Tiga kotak di atas merangkum Sisa hutang berjalan beserta jumlah hutang yang belum lunas, Jatuh tempo 30 hari ke depan, dan Lewat jatuh tempo (merah bila ada).

Klik Catat hutang…. Di panel Catat hutang baru, isi Kreditur (pemberi hutang), mis. "Toko Bangunan Berkah", dan bila perlu Keterangan, mis. "Pembelian semen untuk renovasi asrama". Isi Jumlah hutang tanpa titik, mis. 25000000, Tanggal hutang, dan Jatuh tempo bila ada.

Pada Diterima sebagai (debit), pilih apa yang diterima pesantren:

• pinjaman uang: biarkan Uang masuk ke Kas (1101 Kas Pesantren), atau pilih rekening bank tempat uangnya masuk;
• pembelian kredit: pilih akun beban, mis. beban pemeliharaan, atau akun aset barangnya.

Biarkan Akun hutang (kredit) pada pilihan bawaan Utang Usaha, kecuali pesantren punya akun kewajiban sendiri. Bila pesantren memakai beberapa unit, pilih Hutang milik unit; jurnal hutang dan cicilannya dicatat di unit itu.

Klik Ya, catat hutang, lalu setujui pertanyaan "Catat hutang ini?". Muncul pesan seperti "Hutang kepada Toko Bangunan Berkah sebesar Rp 25.000.000 dicatat." dan hutangnya tampil di daftar Belum lunas.

Gunakan tombol Belum lunas, Lunas, dan Semua, atau ketik di kotak Cari kreditur atau keterangan. Daftar diurutkan dari jatuh tempo terdekat, dengan kolom Jumlah, Terbayar, dan Sisa. Label lewat di kolom Jatuh tempo menandai hutang yang sudah melewati jatuh tempo.

Pada baris hutang, klik Bayar…. Panel Bayar hutang: Toko Bangunan Berkah terbuka dan menampilkan sisa hutang. Isi Pokok dibayar, atau klik Lunasi untuk mengisi seluruh sisa. Bila ada bunga atau margin, isi Bunga/margin; jumlah ini dicatat sebagai Beban Bunga/Margin Pinjaman dan tidak mengurangi sisa hutang. Pilih Dibayar dari (kredit), bawaannya 1101 Kas Pesantren, isi Tanggal, dan bila perlu Catatan, mis. "Angsuran ke-3".

Periksa tulisan Uang keluar dan sisa hutang setelah pembayaran di bawah isian. Klik Ya, catat pembayaran, lalu setujui pertanyaannya. Muncul pesan "Pembayaran dicatat." beserta sisa hutangnya, atau "Hutang lunas." bila sudah lunas. Hutang yang lunas pindah ke daftar Lunas.

Klik Rincian pada baris hutang untuk melihat akun jurnalnya, nomor referensi, dan daftar cicilan dengan Pokok, Bunga/margin, akun pembayar, dan catatan. Untuk cicilan yang salah, klik Batalkan dan setujui pertanyaannya; jurnalnya dihapus dan sisa hutang kembali bertambah.

Tombol Hapus hanya muncul pada hutang yang belum pernah dicicil dan tidak bertanggal di bulan yang sudah tutup buku; hutang di bulan tutup buku bertuliskan tutup buku. Klik tombol itu, lalu setujui pertanyaan "Hapus hutang ... beserta jurnalnya?". Tidak ada tombol ubah, jadi untuk memperbaiki kreditur, jumlah, atau akun, hapus hutangnya lalu catat ulang. Bila sudah ada cicilan, batalkan dulu semua cicilannya.