Mengatur presensi pegawai, lokasi absen, dan jadwal kerja
Untuk admin: membatasi presensi Santri Ku ke area pesantren, membuat jadwal kerja agar keterlambatan tercatat, memeriksa dan mengoreksi presensi harian, membaca rekap absensi, serta cara pegawai melihat riwayat presensinya di web.
Untuk: Admin & Operator
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk admin atau akun dengan izin Manage Absensi Pegawai. Hasilnya, presensi ustadz dan staf tercatat setiap hari lengkap dengan tanda terlambat atau pulang cepat, dan rekapnya siap dipakai untuk gaji harian dan penilaian kinerja.
Pegawai mencatat presensi masuk dan pulang sendiri lewat aplikasi Santri Ku (lihat Presensi masuk dan pulang dengan Santri Ku). Pastikan setiap pegawai sudah terdaftar dan akunnya terhubung ke data pegawai (lihat Mengelola data pegawai dan jabatan). Lokasi absen dan jadwal kerja bersifat pilihan; tanpa keduanya presensi tetap berjalan.
-
Buka Presensi Harian
Di menu samping, klik Kepegawaian > Absensi Harian. Halaman Presensi Harian Pegawai menampilkan semua pegawai pada tanggal hari ini. Ganti tanggal di kotak kalender kanan atas untuk melihat hari lain, dan cari pegawai di kotak Cari nama pegawai....
Tips: Tombol Jadwal Kerja dan Lokasi Absen di kanan atas membuka pengaturan pada langkah berikutnya.
-
Tambahkan lokasi absen
Klik Lokasi Absen (atau Kepegawaian > Lokasi Absen di menu samping), lalu Tambah Lokasi. Isi Nama lokasi, mis. "Kampus Putra". Untuk koordinat, di Google Maps klik kanan titik pesantren, klik angka koordinatnya, lalu tempel di Tempel koordinat dari Google Maps; Latitude dan Longitude terisi sendiri. Bila Anda sedang berada di lokasi itu, klik Pakai lokasi saya sekarang.
Isi Radius (meter), saran 100 sampai 200 m, pastikan Aktif menyala, lalu klik Simpan Lokasi.
Tips: Radius minimal 20 meter dan maksimal 5.000 meter; akurasi GPS ponsel (sampai 50 m) ikut diperhitungkan. Tambahkan beberapa lokasi bila pesantren punya lebih dari satu kampus; pegawai boleh absen di dalam radius lokasi aktif mana pun. Pilihan Unit (label) pada pesantren multi-unit hanya penanda.
-
Pilih mode pemeriksaan lokasi
Di bagian Pemeriksaan lokasi, pilih salah satu:
- Mati (bawaan): lokasi tidak diperiksa, koordinat tetap tercatat.
- Tandai saja: presensi di luar area tetap diterima tetapi ditandai di luar area.
- Tolak di luar area: presensi di luar area ditolak dan pegawai melihat jaraknya ke lokasi terdekat.
Klik Simpan Mode. Pemeriksaan ini berlaku untuk presensi masuk dan pulang dari aplikasi Santri Ku.
Tips: Coba Tandai saja beberapa hari dan periksa presensi yang ditandai sebelum beralih ke Tolak. Gunakan kotak Cek titik untuk menguji sebuah koordinat. Percobaan yang ditolak dalam 30 hari terakhir tampil di bagian Presensi ditolak, termasuk yang memakai lokasi palsu.
-
Buat jadwal kerja
Kembali ke Presensi Harian lalu klik Jadwal Kerja (atau Kepegawaian > Jadwal Kerja), kemudian Tambah Jadwal. Isi Nama jadwal, mis. "Guru pagi", serta Toleransi terlambat dan Toleransi pulang cepat dalam menit.
Centang hari kerja dan isi Jam masuk serta Jam pulang; hari yang tidak dicentang dihitung libur. Klik Samakan jam semua hari kerja dengan hari pertama bila jamnya sama, lalu klik Simpan Jadwal.
Tips: Isian bawaan: Senin sampai Kamis dan Sabtu masuk 07.00, Jumat dan Minggu libur. Contoh toleransi: masuk 07.00 dengan toleransi 10 menit; datang 07.08 tepat waktu, datang 07.12 tercatat terlambat 12 menit karena dihitung dari jam masuk.
-
Pasangkan pegawai ke jadwal
Di bagian Pasangkan pegawai, saring daftar (mis. Belum punya jadwal), lalu centang pegawainya atau klik Pilih semua. Pilih jadwal di Pasangkan ... pegawai terpilih ke, biarkan Terapkan juga ke presensi bulan ini tercentang bila tanda bulan ini perlu dihitung ulang, lalu klik Periksa dulu.
Baca ringkasan Yang akan berubah, lalu klik Ya, pasangkan.
Tips: Tiap pegawai memakai satu jadwal. Pegawai tanpa jadwal tidak mendapat tanda terlambat, dan Jumat dianggap libur. Mengubah jam pada jadwal tidak mengubah presensi yang sudah tercatat; untuk menghitung ulang bulan ini, pasangkan ulang pegawainya dengan centang Terapkan juga ke presensi bulan ini. Pilih Tanpa jadwal (lepas) untuk melepas jadwal.
-
Periksa dan koreksi presensi harian
Di Presensi Harian Pegawai, kolom Status Kehadiran berisi tombol H (Hadir), I (Izin), S (Sakit), A (Alpa), dan L (Libur). Klik salah satu untuk mengubah status. Isi atau perbaiki Jam Masuk dan Jam Pulang langsung di kolomnya; perubahan langsung tersimpan setelah jam diganti.
Tips: Pegawai yang belum tercatat tampil Izin bila punya izin seharian yang disetujui pada tanggal itu, Libur bila hari itu libur menurut jadwalnya (Jumat bagi pegawai tanpa jadwal), dan Alpa bila bukan keduanya. Tanda Terlambat dan Pulang cepat juga dihitung untuk jam yang Anda isi manual. Status Izin dari Persetujuan Izin ikut dihitung di Rekap Absensi tanpa perlu diklik; izin per jadwal tidak mengubah status harian.
-
Lihat bukti presensi dari Santri Ku
Kolom Metode Absen menunjukkan asal presensi. Label Mobile berarti presensi dari Santri Ku; klik label itu untuk membuka Detail Absensi Mobile berisi jam Clock-In (Masuk) dan Clock-Out (Pulang), foto selfie bila tersedia, Koordinat GPS, dan tombol Buka di Google Maps. Label Mesin / Manual berarti status Hadir dicatat tanpa presensi aplikasi.
Tips: Bila pemeriksaan lokasi aktif, label Di luar area muncul di bawah label Mobile, dan jendela detail menampilkan jarak ke lokasi absen terdekat.
-
Baca rekap absensi
Klik Kepegawaian > Rekap Absensi. Tab Rekap Bulanan (Semua Pegawai) menampilkan jumlah Hadir, Izin, Sakit, Alpa, Libur, dan Total Hari per pegawai untuk bulan dan tahun yang dipilih, ditambah Terlambat dan Pulang cepat bila jadwal kerja tersedia. Klik Export Excel untuk mengunduhnya.
Tab Kehadiran per-Karyawan per-Periode menampilkan rincian harian satu pegawai: isi Pilih Pegawai / Karyawan, Tanggal Mulai, dan Tanggal Selesai.
Tips: Hari kerja tanpa presensi sampai hari ini dihitung Alpa, kecuali tertutup izin seharian yang disetujui (dihitung Izin). Aturan ini sama di Rekap Bulanan, tab per-karyawan, dan Export Excel. Tanggal yang belum tiba, sebelum pegawai terdaftar, dan milik pegawai Non-Aktif tidak dihitung. Total Hari tidak termasuk Libur.
-
Pegawai melihat riwayat presensinya di web
Ustadz dan staf yang akunnya terhubung ke data pegawai melihat menu Presensi Saya di menu utama. Halaman Riwayat Presensi menampilkan jam masuk, jam pulang, dan status per hari; pilih bulan dan tahun di kanan atas, lalu klik Detail untuk melihat jam, foto selfie, dan lokasi setiap presensi. Halaman ini hanya untuk melihat; presensinya dicatat lewat Santri Ku.
Tips: Halaman ini tidak memerlukan izin tambahan: setiap akun yang terhubung ke data pegawai bisa membukanya dan hanya melihat presensinya sendiri. Bila halaman menyebut akun belum terhubung dengan data pegawai, minta admin menghubungkannya lewat Data Pegawai.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.