Memproses gaji bulanan, slip gaji, dan rekap gaji
Untuk bendahara dan pimpinan: menghitung pratinjau gaji dari profil gaji dan kehadiran, mengunci (closing) gaji bulanan yang otomatis dijurnal, mencetak slip PDF, membaca Laporan Rekap Gaji, dan membuka kunci bila perlu koreksi.
Untuk: Bendahara, Pimpinan & Yayasan
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk bendahara atau admin dengan izin Manage Payroll. Hasilnya, gaji setiap pegawai untuk satu bulan terkunci, tercatat sebagai beban gaji di Akuntansi, dan slipnya siap dicetak. Pimpinan dapat membaca Laporan Rekap Gaji dan membuka slip lewat Pusat Laporan tanpa bisa memproses gaji (langkah 8).
Sebelum mulai, susun profil gaji setiap pegawai (lihat Menyiapkan komponen, level, dan profil gaji). Bila ada komponen harian atau per sesi, pastikan presensi dan izin periode itu sudah lengkap (lihat presensi pegawai dan izin pegawai).
-
Buka Proses Gaji dan pilih periode
Di menu samping, klik Kepegawaian > Proses Gaji & Closing. Di halaman Proses Penggajian, pilih bulan dan tahun gaji, lalu klik Hitung Preview.
Tips: Bila periode itu sudah dikunci, data gaji yang tersimpan langsung tampil begitu bulannya dipilih dan tombol Hitung Preview tidak bisa diklik. Mengganti bulan saat pratinjau tampil langsung menghitung ulang pratinjau untuk bulan itu. Bila pesantren memakai beberapa unit, pilih unit di bagian atas halaman; setiap pegawai dihitung di unit utamanya.
-
Baca pratinjau gaji
Kotak Mode Preview menampilkan Periode Kehadiran sesuai tanggal cut-off. Tabel menampilkan Total Pendapatan, Total Potongan, dan Gaji Bersih setiap pegawai. Klik tombol panah di kolom Detail untuk melihat rincian komponen, termasuk jumlah hari atau sesi untuk komponen harian dan per sesi.
Tips: Pratinjau tidak memuat pegawai berstatus Non-Aktif; pegawai berstatus Cuti tetap dihitung sesuai profil gajinya. Pegawai yang belum punya komponen di Setting Gaji juga tidak dihitung dan tidak ikut closing; nama mereka tampil di kotak peringatan beserta tautan Atur Setting Gaji. Isi profil gajinya bila mereka digaji bulan ini, lalu klik Hitung Preview lagi. Untuk berhenti menggaji seorang pegawai, ubah statusnya menjadi Non-Aktif di Data Pegawai.
-
Perbaiki angka yang keliru
Pratinjau belum tersimpan. Bila ada angka yang keliru, perbaiki sumbernya dulu, mis. status di Absensi Harian, persetujuan izin, atau nominal di Setting Gaji Pegawai, lalu klik Hitung Preview lagi.
Bila PPh 21 otomatis aktif, angka PPh 21 tiap pegawai bisa diubah langsung di kolom Total Potongan (lihat Menghitung potongan PPh 21 dengan tarif TER).
Tips: Menghitung ulang pratinjau membuang angka PPh 21 yang Anda ketik manual, jadi ubah angka PPh paling akhir sebelum closing.
-
Kunci gaji dengan closing
Bila semua angka sudah benar, klik Closing & Kunci Gaji lalu setujui pertanyaan "Yakin ingin melakukan closing gaji untuk periode ini? Data akan dikunci.". Muncul pesan "Payroll berhasil di-closing!" dan kotak hijau Periode Terkunci.
Tips: Setelah closing, izin pegawai yang tanggalnya jatuh pada periode kehadiran gaji itu (mengikuti tanggal cut-off, bukan bulan kalender) tidak bisa lagi diajukan, diubah, atau diputuskan.
-
Periksa jurnal gaji di Akuntansi
Saat closing, gaji bersih setiap pegawai otomatis dijurnal pada tanggal hari closing: beban gaji di debit dan kas di kredit. Bawaannya memakai akun Beban Gaji Pegawai dan Kas Pesantren, sedangkan potongan PPh 21 dicatat ke Utang PPh 21. Jurnalnya bisa dilihat di Akuntansi > Jurnal Umum.
Untuk memakai akun lain, mis. rekening bank tempat gaji ditransfer, atau akun beban per komponen, buka Akuntansi > Pengaturan Jurnal Otomatis bagian Gaji pegawai (payroll). Lakukan closing gaji sebelum tutup buku bulan itu.
Tips: Pegawai dengan gaji bersih Rp 0 tidak dijurnal. Karena jurnal bertanggal hari closing, gaji yang di-closing pada awal bulan berikutnya masuk ke bulan berikutnya di laporan keuangan.
-
Cetak slip gaji
Di kotak Periode Terkunci, klik Lihat Laporan Lengkap. Di halaman Laporan Rekap Gaji, klik ikon cetak (Cetak Slip) pada baris pegawai. Slip PDF terbuka di tab baru, berisi kop pesantren (diatur di Pengaturan Pesantren), rincian pendapatan dan potongan, serta TOTAL DITERIMA (TAKE HOME PAY), siap dicetak atau dikirim ke pegawai.
Tips: Untuk komponen harian dan per sesi, slip menampilkan jumlah hari atau sesi dikali nominal satuannya.
-
Unduh rekap gaji bulanan
Di Laporan Rekap Gaji, pilih bulan dan tahun di kanan atas. Tabel menampilkan gaji setiap pegawai yang sudah di-closing beserta periode absensi dan waktu closing, dengan jumlahnya di baris TOTAL SELURUHNYA. Klik Export Excel untuk mengunduhnya.
Tips: Bila tertulis "Tidak ada data gaji yang sudah di-closing untuk periode ini.", gaji bulan itu belum dikunci.
-
Pimpinan membuka rekap gaji
Pimpinan mengklik Pusat Laporan di menu samping, lalu kartu Laporan Rekap Gaji. Pilih Bulan Laporan dan Tahun Laporan, lalu klik Lihat Laporan. Pimpinan bisa membaca rekap, mengunduh Excel, dan membuka slip, tetapi tidak bisa menghitung atau mengunci gaji.
Tips: Akses baca ini berasal dari izin View Laporan Pimpinan yang sudah dimiliki role Pimpinan; bila kartunya tidak muncul, hubungi admin. Tombol Proses Gaji Sekarang di halaman rekap yang kosong hanya tampil bagi bendahara atau admin.
-
Buka kunci bila perlu koreksi
Pada periode yang terkunci, klik Buka Kunci. Panel ringkasan menampilkan jumlah payroll yang kembali ke Draft, total gaji bersih, dan jurnal gaji yang akan dibalik. Isi Alasan membuka kembali minimal 10 karakter, mis. "koreksi honor Ust. Ahmad yang belum terinput", lalu klik Buka Kembali.
Jurnal gajinya dihapus dan dibuat lagi saat closing berikutnya. Klik Hitung Preview, perbaiki angkanya, lalu closing kembali.
Tips: Buka kunci ditolak bila jurnal gaji bulan itu sudah tutup buku di Akuntansi; buka periode akuntansinya dulu. Alasan, nama Anda, dan waktunya tercatat di bagian Riwayat buka kembali periode ini.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.