Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Kepegawaian & Gaji

Mengelola data pegawai dan jabatan

Untuk admin: membuat daftar jabatan, menambah ustadz dan staf beserta status kepegawaian, unit tugas, dan akun masuknya, mengimpor banyak pegawai dari Excel, serta melengkapi riwayat pendidikan dan sertifikat.

Untuk: Admin & Operator

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin. Hasilnya, setiap ustadz dan staf tercatat lengkap dengan jabatan, status kepegawaian, unit tugas, dan akun masuk. Data ini dipakai oleh presensi, gaji, penilaian kinerja, dan kartu guru di Dasbor Pimpinan.

Menu Data Pegawai dan Import Data Pegawai terbuka untuk akun dengan izin View Ustadz; tombol tambah, ubah, hapus, ekspor, dan Mulai Import memerlukan izin Create Ustadz, Edit Ustadz, dan Delete Ustadz. Data Jabatan memerlukan izin Manage Jabatan (bawaan untuk admin). Siapkan daftar jabatan dan, bila gaji pokok mengikuti jabatan, level gajinya (lihat Menyiapkan komponen, level, dan profil gaji).

  1. Buat daftar jabatan

    Di menu samping, klik Kepegawaian > Data Jabatan, lalu klik Tambah Jabatan. Isi Nama Jabatan (minimal 3 huruf, mis. "Kepala Madrasah" atau "Musyrif"), pilih Level Gaji (Opsional) bila gaji pokok jabatan ini sudah ditentukan, lalu klik Simpan.

    Tips: Jabatan Ustadz bertanda SYSTEM: namanya tidak bisa diubah dan jabatannya tidak bisa dihapus, tetapi level gajinya bisa diatur lewat ikon pensil. Nama jabatan tidak boleh kembar. Mengubah level gaji sebuah jabatan langsung memperbarui Gaji Pokok pegawai yang memegang jabatan itu, kecuali Gaji Pokok yang diisi manual di Setting Gaji Pegawai (berlabel Manual).

  2. Buka Data Pegawai dan klik Tambah Ustadz/Staff

    Klik Kepegawaian > Data Pegawai. Halaman Manajemen Ustadz & Staff menampilkan nama, jabatan, spesialis, akun, kode referral, dan status setiap pegawai. Klik Tambah Ustadz/Staff; jendela Tambah Ustadz/Staff Baru terbuka.

  3. Isi identitas pegawai

    Isi Nama Lengkap (wajib, minimal 3 huruf) dan pilih Jenis Kelamin (wajib). Lengkapi bila ada: Gelar Depan, Gelar Belakang, NIP (Nomor Induk Pegawai), Nomor WhatsApp, serta alamat dari Provinsi sampai Kelurahan/Desa. Untuk foto, klik ikon pensil di lingkaran foto lalu pilih gambar (maksimal 2 MB).

    Tips: Nomor WhatsApp diisi angka saja, mis. 08123456789, tanpa spasi atau tanda hubung. Pilihan Kabupaten/Kota baru aktif setelah Provinsi dipilih, begitu seterusnya sampai Kelurahan/Desa.

  4. Pilih jabatan, status keaktifan, dan status kepegawaian

    Centang minimal satu Jabatan / Klasifikasi Pegawai; satu pegawai boleh memegang beberapa jabatan. Isi Spesialis / Bidang Keahlian bila perlu, lalu pilih Status Keaktifan: Aktif, Cuti, atau Non-Aktif.

    Pilih juga Status Kepegawaian: Tetap, GTY (Guru Tetap Yayasan), Tidak Tetap, atau Honorer. Tetap dan GTY dihitung sebagai guru tetap di Dasbor Pimpinan, sisanya sebagai tidak tetap.

    Tips: Gaji Pokok pegawai otomatis sama dengan jumlah nominal level gaji dari semua jabatannya, kecuali bila Gaji Pokoknya diisi manual di Setting Gaji Pegawai. Penilaian kinerja dan isian status PTKP pajak hanya memuat pegawai berstatus Aktif. Proses Gaji melewati pegawai Non-Aktif, sedangkan pegawai Cuti tetap dihitung.

  5. Tentukan unit tugas bila pesantren punya beberapa unit

    Bila pesantren memakai beberapa unit, formulir menampilkan Unit utama dan Juga bertugas di. Unit utama adalah tempat gaji dibayar dan dibebankan. Centang unit lain bila pegawai juga bertugas di sana, mis. ustadz yang mengajar di SMP dan SMA; pegawai itu tampil di setiap unit yang dicentang. Penjelasan unit ada di panduan multi-unit.

    Tips: Saat halaman menampilkan semua unit, kode unit tiap pegawai tampil di samping namanya.

  6. Buatkan akun masuk lalu simpan

    Nyalakan Buatkan Akun Login Secara Otomatis, lalu isi Email Login, Password Sementara (minimal 6 karakter), dan Role / Tipe User: Ustadz, Pengurus, atau Admin (pilihan Admin hanya tampil bagi akun berperan admin). Periksa lagi pilihan role sebelum menekan Simpan Data.

    Akun bendahara dan pimpinan dibuat lewat Manajemen Akun; lihat Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan.

    Tips: Bila pegawai sudah punya akun, sakelar ini terkunci dan tertulis "Akun user sudah tersedia untuk ustadz/staff ini." Email tidak boleh sama dengan akun lain. Akun yang terhubung ke data pegawai dipakai untuk presensi di Santri Ku dan pengajuan izin.

  7. Impor banyak pegawai dari Excel

    Klik Kepegawaian > Import Data Pegawai, lalu Download Template. Hapus baris contoh di template, lalu isi satu pegawai per baris. Kolom nip, nama, dan no_hp wajib diisi; isi jabatan dengan nama jabatan yang dipisah koma, mis. Ustadz, Musyrif.

    Pilih berkas (.xlsx, .xls, atau .csv, maksimal 10 MB) di kotak Pilih File Excel Template Pegawai, tunggu tulisan "Mengunggah file ke server..." hilang, lalu klik Mulai Import. Bila berhasil, muncul pesan seperti "Impor selesai: 12 pegawai baru, 0 diperbarui, 12 akun login baru." dan kotak Hasil Impor berisi daftar akun baru serta catatan per baris.

    Tips: Impor bersifat semua atau tidak sama sekali: bila satu baris salah, mis. "Baris #5: NIP wajib diisi.", tidak ada data yang tersimpan. Perbaiki baris itu lalu ulangi. Pegawai dengan NIP yang sudah ada diperbarui, bukan ditambah.

  8. Periksa akun dan jabatan hasil impor

    Akun masuk hanya dibuat untuk baris yang kolom email atau username-nya diisi. Bila kolom password kosong, sistem membuat password acak. Daftar akun baru, lengkap dengan username login dan password awalnya, tampil di kotak Hasil Impor hanya sekali: catat atau klik Salin daftar akun sebelum mengklik Tutup hasil atau memuat ulang halaman, lalu bagikan ke pemilik akun dan minta mereka segera menggantinya. Jabatan yang belum ada dibuat otomatis. Role akun baru diambil dari isi kolom jabatan yang namanya sama dengan role yang sudah ada, mis. Ustadz, Pengurus memberi role ustadz dan pengurus; bila tidak ada yang cocok, role-nya ustadz. Role admin, bendahara, dan pimpinan tidak pernah diberikan lewat impor; atur di Manajemen Akun.

    Tips: Bila email atau username sudah dipakai akun lain, akun itu ditautkan ke pegawai tanpa mengubah password dan role-nya, jadi akun admin atau bendahara tetap aman saat impor ulang. Akun yang tidak ditautkan, mis. karena sudah dipakai pegawai lain, disebut di bagian Catatan pada Hasil Impor. Kolom foto diabaikan, jadi unggah foto lewat formulir pegawai. Template sudah memuat kolom status_kepegawaian; isi dengan Tetap, GTY, Tidak Tetap, atau Honorer bila ingin mengisinya sekaligus.

  9. Lengkapi riwayat pendidikan dan sertifikat

    Di daftar pegawai, klik ikon mata untuk membuka Profil Lengkap Ustadz/Staff. Klik Tambah Pendidikan, isi Jenjang, Nama Institusi, Jurusan / Konsentrasi, Tahun Lulus, dan Scan Ijazah, lalu klik Simpan Ijazah. Untuk pelatihan, klik Tambah Sertifikat, isi Nama Sertifikat / Pelatihan dan Lembaga Penerbit, lalu klik Simpan Sertifikat.

    Tips: Berkas ijazah dan sertifikat boleh PDF, JPG, atau PNG, maksimal 2 MB. Tombol Tambah Pendidikan dan Tambah Sertifikat hanya tampil bagi akun dengan izin Edit Ustadz.

  10. Cari, saring, dan ekspor data pegawai

    Ketik nama atau spesialis di kotak Cari ustadz atau staff..., atau pilih status di Semua status kepegawaian. Bila muncul pemberitahuan bahwa beberapa pegawai aktif belum diisi status kepegawaiannya, klik Tampilkan yang belum diisi lalu lengkapi lewat ikon pensil. Klik Export untuk mengunduh daftar yang sedang tampil ke Excel.

    Tips: Ikon tempat sampah menghapus data pegawai setelah konfirmasi yang menyebut nama pegawai dan mengingatkan bahwa data presensi, izin, dan gajinya ikut terhapus. Untuk pegawai yang berhenti, cukup ubah Status Keaktifan menjadi Non-Aktif sehingga datanya tetap tersimpan.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan