Mengajukan dan menyetujui izin pegawai
Untuk admin, ustadz, dan staf: menyiapkan kategori izin dan aturan potong gaji, mengajukan izin seharian atau per jadwal mengajar beserta buktinya, lalu menyetujui, menolak, atau membatalkan keputusan sebelum gaji bulan itu dikunci.
Untuk: Admin & Operator, Ustadz & Wali Kelas, Staf (Santri Ku)
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk pegawai yang mengajukan izin tidak masuk kerja atau tidak mengajar, dan untuk admin yang memutuskannya. Hasilnya, setiap izin tercatat dengan alasan dan buktinya, dan izin yang disetujui ikut diperhitungkan saat gaji harian atau per sesi dihitung. Cuti, mis. cuti melahirkan, diajukan dengan cara yang sama memakai kategorinya sendiri.
Menu Pengajuan Izin terbuka untuk akun dengan izin Pengajuan Izin (bawaan untuk ustadz); staf dengan role lain perlu ditambahkan izin itu oleh admin (lihat Membuat akun ustadz, bendahara, dan pimpinan). Master Kategori Izin dan Persetujuan Izin memerlukan izin Manage Absensi Pegawai. Pengajuan izin pegawai dilakukan di web Sistem Pesantren.
-
Siapkan kategori izin
Admin membuka Kepegawaian > Master Kategori Izin, lalu klik Tambah Kategori. Isi Nama Kategori, mis. "Cuti Melahirkan" atau "Dinas Luar", lalu klik Simpan.
Tips: Tiga kategori bawaan bertanda Sistem sudah tersedia: Izin Ada Urgensi dan Izin Sakit (tidak memotong gaji) serta Izin Keperluan Lain (memotong gaji). Tambahkan kategori lain hanya bila perlu. Kategori bertanda Sistem tidak bisa dihapus; kategori Kustom bisa diubah atau dihapus lewat ikon di kolom Aksi.
-
Tentukan apakah kategori memotong gaji
Di jendela kategori, nyalakan Izin ini akan Memotong Gaji? bila izin jenis ini tidak dibayar. Kolom Potong Gaji di daftar menunjukkan Ya atau Tidak.
Pengaturan ini hanya berpengaruh pada komponen gaji bermetode Harian dan Per-Sesi: izin yang disetujui pada kategori yang tidak memotong gaji dihitung seperti hadir. Komponen bermetode Tetap tidak terpengaruh (lihat Menyiapkan komponen, level, dan profil gaji).
-
Buka halaman Pengajuan Izin
Ustadz dan staf mengklik Pengajuan Izin di menu utama. Admin membukanya lewat Kepegawaian > Pengajuan Izin dan bisa mengajukan atas nama pegawai lain. Di halaman Pengajuan Izin Ketidakhadiran, klik Ajukan Izin; jendela Form Pengajuan Izin terbuka.
Tips: Admin wajib memilih pegawai lebih dulu: ketik minimal dua huruf nama atau NIP di Cari Pegawai, lalu klik namanya di daftar yang muncul.
-
Isi kategori, jenis, dan tanggal izin
Pilih Kategori Izin; kategori yang memotong gaji bertanda (Potong Gaji/Tunjangan). Pada Jenis Izin, pilih:
- Izin Seharian (Full Day), lalu isi Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai.
- Izin Pada Jam/Jadwal Tertentu, lalu isi Tanggal Mulai dan pilih jadwal di Pilih Jadwal Mengajar (Pada Tanggal Tersebut).
Tips: Daftar jadwal diambil dari jadwal mengajar pegawai di Akademik pada hari tanggal itu. Bila muncul "Tidak ada jadwal mengajar pada tanggal ini.", pilih tanggal lain atau ganti ke Izin Seharian. Tanggal Selesai tidak boleh sebelum Tanggal Mulai.
-
Tulis alasan, lampirkan bukti, lalu kirim
Isi Keterangan / Alasan, mis. "Mengantar orang tua berobat". Bila ada surat dokter atau undangan, unggah di File Bukti Lampiran (Opsional) dalam format JPG, PNG, atau PDF (maksimal 2 MB). Klik Kirim Pengajuan. Muncul pesan "Pengajuan izin berhasil dikirim!" dan statusnya Menunggu Persetujuan.
Tips: Bila muncul "Data pegawai tidak ditemukan.", akun Anda belum terhubung ke data pegawai; minta admin menghubungkannya lewat Data Pegawai.
-
Ubah, hapus, atau susulkan bukti
Selama masih Menunggu Persetujuan, pengajuan bisa diubah lewat ikon pensil atau dihapus lewat ikon tempat sampah. Bila bukti belum dilampirkan, klik ikon unggah, pilih berkas di jendela Upload File Bukti, lalu klik Upload File. Ikon mata membuka Detail Pengajuan Izin.
Tips: Pengajuan yang sudah disetujui atau ditolak tidak bisa diubah atau dihapus, tetapi bukti masih bisa disusulkan untuk izin yang disetujui.
-
Periksa pengajuan yang masuk
Admin membuka Kepegawaian > Persetujuan Izin. Halaman Persetujuan Izin Pegawai menampilkan pegawai, kategori beserta keterangan Potong Gaji atau Tetap Digaji, tanggal atau jadwal, alasan, dan bukti. Pilih Menunggu di saringan status untuk melihat yang belum diputuskan, lalu klik Lihat di kolom Bukti File untuk membuka lampiran.
-
Setujui atau tolak pengajuan
Klik tombol centang hijau (Setujui) atau tombol silang merah (Tolak) pada baris pengajuan, lalu jawab pertanyaan konfirmasi yang muncul. Status berubah menjadi Disetujui atau Ditolak, dan pegawai melihat status itu di halaman Pengajuan Izin miliknya.
Tips: Pertanyaan konfirmasi menyebut nama pegawai, dan saat menyetujui juga menyebut apakah kategorinya memotong gaji atau tetap digaji; periksa sebelum melanjutkan. Bila keliru, klik Batal pada baris itu untuk mengembalikannya ke status menunggu.
-
Pahami kaitannya dengan presensi dan gaji
Saat gaji dihitung, izin seharian yang disetujui pada kategori yang tidak memotong gaji ditambahkan ke jumlah hari hadir, dan izin per jadwal ditambahkan ke jumlah sesi mengajar. Izin seharian yang disetujui tampil sebagai Izin di Absensi Harian dan dihitung Izin di rekap absensi, selama hari itu belum punya catatan presensi lain; izin per jadwal tidak mengubah status harian (lihat Mengatur presensi pegawai).
Tips: Setelah gaji sebuah bulan di-closing, izin yang salah satu tanggalnya masuk periode gaji itu tidak bisa lagi diajukan, diubah, disetujui, ditolak, atau dibatalkan. Periode gaji mengikuti Tanggal Cut-Off Kehadiran di Master Komponen (bawaan 25): gaji Oktober mencakup 26 September sampai 25 Oktober, jadi izin tanggal 26 Oktober masuk gaji November. Buka kunci gajinya dulu bila perlu koreksi.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.