Mengelola unit usaha pesantren (BUMP)
Untuk admin, bendahara, dan pimpinan: membuat unit usaha seperti kantin atau koperasi, mencatat omzet, belanja, dan hutangnya dengan memilih unit itu, menyetor laba ke yayasan lewat Kas & Bank, lalu membaca kinerjanya di Dasbor Pimpinan.
Untuk: Admin & Operator, Bendahara, Pimpinan & Yayasan
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk pesantren yang menjalankan usaha seperti kantin, koperasi, toko, atau air minum isi ulang. Admin membuat unitnya, bendahara mencatat transaksinya, dan pimpinan membaca hasilnya. Hasilnya, setiap usaha punya laba rugi dan saldo kas sendiri, terpisah dari unit pendidikan, dan setoran labanya ke yayasan tercatat.
Unit usaha memakai fitur multi-unit, jadi baca dulu Multi-unit. Penjualan di aplikasi Kantin belum masuk pembukuan secara otomatis; untuk sementara, catat rekap penjualannya secara berkala seperti pada langkah 4.
-
Buat unit berjenis Unit usaha (admin)
Admin membuka Pengaturan > Unit / Jenjang, lalu klik Tambah unit. Isi Kode, mis.
KANTIN, dan Nama unit, mis. "Kantin Al-Barokah". Pada Jenis, pilih Unit usaha (BUMP). Biarkan Aktif menyala, lalu klik Simpan. Unit baru tampil di tabel dengan label Unit usaha.Tips: Menu Unit / Jenjang hanya tampil untuk admin yang tidak dibatasi unit. Kode ditulis tanpa spasi. Unit bawaan selalu unit pendidikan, dan unit pendidikan yang masih punya santri, kelas, atau tagihan tidak bisa diubah menjadi unit usaha; buat unit baru untuk usahanya.
-
Pahami apa yang berubah setelah unit usaha dibuat
Begitu ada lebih dari satu unit aktif, pemilih unit muncul di bagian atas halaman. Unit usaha tidak muncul di form santri, kelas, tagihan, dan SPMB, tetapi bisa dipilih saat mencatat jurnal, kas, hutang, dan data pegawai. Daftar akun tetap satu untuk seluruh yayasan; setiap jurnal menyimpan unitnya, sehingga laporan bisa dibuat per usaha.
Tips: Identitas dokumen (nama di dokumen, logo, kop) untuk unit usaha boleh dikosongkan; dokumennya akan memakai identitas pesantren.
-
Siapkan akun usaha (bendahara)
Agar laporannya mudah dibaca, siapkan akun khusus di Akuntansi > Daftar Akun (COA), mis.:
- akun kas usaha berkode 11xx, mis. 1104 Kas Kantin, agar uang kantin terlihat terpisah di Kas & Bank;
- akun pendapatan, mis. Pendapatan Penjualan Kantin;
- akun beban, mis. Beban Pembelian Barang Kantin.
Langkah ini opsional: saldo dan laba per unit tetap terpisah walau akunnya dipakai bersama. Lihat Mengatur daftar akun (COA) dan mencatat saldo awal.
Tips: Bila usahanya sudah berjalan dan punya uang kas, catat saldo awalnya lewat jurnal manual dengan Unit diisi unit usaha.
-
Catat omzet dan belanja usaha
Ada dua cara, dan keduanya harus memilih unit usaha:
- Keuangan > Kas Masuk & Keluar: klik Kas Masuk untuk penjualan atau Kas Keluar untuk belanja, buat kategori sendiri seperti "Penjualan Kantin" dan "Belanja Barang Kantin", lalu pilih Unit Kantin Al-Barokah. Cara ini paling mudah untuk transaksi harian (lihat Mencatat kas masuk dan kas keluar).
- Akuntansi > Jurnal Umum > Buat Jurnal Manual: pilih Unit Kantin Al-Barokah, lalu mis. Debet Kas Kantin Rp 1.250.000 dan Kredit Pendapatan Penjualan Kantin Rp 1.250.000. Cara ini cocok untuk rekap atau transaksi yang melibatkan beberapa akun (lihat Jurnal Umum).
Tips: Penjualan di aplikasi Kantin belum otomatis menjadi jurnal. Ambil total penjualan dari laporan Kantin secara rutin, mis. setiap hari atau setiap pekan, lalu catat sebagai satu transaksi. Bila pemilih unit di bagian atas sedang memilih satu unit, form memakai unit itu.
-
Catat pembelian kredit dan gaji pegawai usaha
Barang dagangan yang dibeli dengan berhutang dicatat di Akuntansi > Hutang dengan Hutang milik unit diisi unit usaha; cicilannya otomatis dicatat di unit yang sama (lihat Mencatat hutang pesantren dan pelunasannya). Untuk pegawai yang bekerja di unit usaha, atur Unit utama di Kepegawaian > Data Pegawai, sehingga gajinya dibebankan ke unit usaha itu.
-
Pindahkan uang antarakun kas usaha
Bila uang kantin disetor ke rekening bank, catat lewat Akuntansi > Kas & Bank, tombol Pindah dana…, dan pilih Dicatat di unit unit usahanya. Laba usaha tidak berubah karena uangnya hanya berpindah tempat. Lihat Melihat saldo dan memindahkan dana di Kas & Bank.
-
Setor laba usaha ke yayasan
Di Akuntansi > Kas & Bank, klik Setoran laba unit usaha…, lalu isi panel Setoran laba unit usaha:
- Unit usaha dan Dari kas unit usaha; saldo kas unit usaha tampil dalam kurung;
- Disetor ke unit (bawaannya unit bawaan yayasan) dan Masuk ke akun;
- Jumlah setoran, mis.
2500000, Tanggal, dan Catatan, mis. "Bagi hasil kantin September".
Periksa kotak Yang akan dicatat, klik Ya, catat setoran, lalu setujui pertanyaannya. Muncul pesan seperti "Setoran laba Rp 2.500.000 dicatat."
Tips: Setoran laba dicatat sebagai pembagian laba lewat akun ekuitas Setoran Laba Unit Usaha yang dibuat otomatis, bukan sebagai beban, jadi laba rugi unit usaha tidak berkurang. Tombol ini hanya muncul bila ada unit usaha aktif.
-
Batalkan setoran yang salah
Bagian Setoran laba terakhir di Kas & Bank menampilkan Tanggal, Unit usaha, Penerima, dan Jumlah. Klik Batalkan dan setujui pertanyaannya; jurnal di unit usaha dan di unit penerima dihapus bersama.
Tips: Setoran di bulan yang sudah tutup buku bertuliskan Tutup buku dan tidak bisa dibatalkan. Bila satu unit dipilih di bagian atas halaman, daftar ini hanya memuat setoran yang dikirim atau diterima unit itu.
-
Baca kinerja usaha
Pimpinan dan admin membuka Analisa & Performa. Bagian Unit Usaha menampilkan per usaha Omzet, Beban, Laba, dan Margin bulan ini, Laba tahun ini dan Setoran ke yayasan untuk tahun ajaran aktif, serta Kas unit. Di bawah nama usaha tampil laba enam bulan terakhir. Penjelasan dasbornya ada di Membaca Dasbor Pimpinan dan Pusat Laporan.
Untuk rincian, buka Laporan Keuangan dengan pemilih unit di bagian atas diisi unit usahanya.
Tips: Omzet adalah pendapatan yang dijurnal di unit usaha. Bila angkanya nol, periksa apakah transaksi usaha sudah dicatat dengan memilih unit usaha yang benar.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.