Coba Demo Gratis
← Semua panduan
Kesiswaan

Melihat detail santri, mengubah data, dan mencetak kartu santri

Untuk admin: membuka profil lengkap santri beserta riwayat absensi, hafalan, tagihan, nilai, pelanggaran, dan kelas, mengubah biodata dan foto, lalu mengunduh kartu santri satu per satu atau mencetak kartu satu kelas sekaligus.

Untuk: Admin & Operator

Diperbarui 22 Oktober 2026

Panduan ini untuk admin. Hasilnya, Anda bisa memeriksa semua catatan seorang santri di satu halaman, memperbaiki datanya, dan mencetak kartu santri yang memuat foto dan kode QR berisi NIS.

Sebelum mencetak kartu, pilih desain kartu di pengaturan pesantren dan lengkapi foto santri. Cara memasukkan santri baru ada di Memasukkan data santri dan wali dari Excel.

  1. Temukan santri di Data Santri

    Di menu samping, klik Kesiswaan > Data Santri. Ketik nama atau NIS di kotak Cari santri..., atau saring dengan pilihan Semua Kamar, Semua Kelas, Semua JK, dan Semua Status. Klik judul kolom seperti Nama Lengkap untuk mengurutkan.

    Klik ikon mata (Detail) di kolom Aksi untuk membuka halaman Profil Lengkap Santri.

    Tips: Daftar memuat santri semua status. Pilih Aktif di Semua Status untuk menyembunyikan santri yang sudah lulus atau keluar. Tombol Export mengunduh daftar sesuai saringan yang sedang dipakai ke berkas Excel.

  2. Baca biodata santri

    Kolom kiri menampilkan foto, nama, NIS, dan label status (Aktif, Lulus, atau Keluar). Di bawahnya tertera Kamar dan Kelas pada tahun ajaran aktif, serta Unit bila pesantren Anda punya beberapa unit. Bila santri pernah dicatat mutasinya, daftar Riwayat Mutasi juga tampil di sini.

    Bagian bawah kartu berisi NIS · NISN · NIK, Tempat, Tanggal Lahir beserta usia, Tahun Masuk, nama ayah dan ibu bila diisi, serta Alamat Lengkap. Kartu Data Orang Tua / Wali di kolom kanan menampilkan nama wali yang terhubung dengan santri.

    Tips: Kelas bertuliskan Belum Ditentukan bila santri belum dimasukkan ke kelas pada tahun ajaran aktif. Kamar bertuliskan Belum Ditentukan bila santri belum diberi kamar; santri yang sudah keluar atau lulus memang tidak lagi punya kamar. Tulisan Belum ada data wali. berarti santri belum terhubung ke wali.

  3. Periksa tab riwayat

    Di kolom kanan ada enam tab:

    • Riwayat Absensi: lima catatan absensi terbaru beserta pelajaran, status, dan keterangannya.
    • Progres Hafalan: lima setoran hafalan terbaru beserta kelancarannya.
    • Riwayat & Tagihan: semua tagihan santri dengan tahun ajaran, kategori, nominal, status (Lunas, Menunggu Verifikasi, atau Belum Bayar), dan tanggal bayar.
    • Nilai: nilai per mata pelajaran beserta keterangannya.
    • Pelanggaran: riwayat pelanggaran dan ta'dzir dari semua tahun ajaran, dengan Total Poin tahun ajaran aktif di kanan atas, mis. Total Poin (TA 2026/2027): 15.
    • Riwayat Kelas: kelas santri di setiap tahun ajaran beserta statusnya, mis. Aktif, Naik, Tinggal Kelas, atau Lulus.

    Tips: Tab ini hanya untuk dibaca. Untuk menambah atau mengubah catatannya, buka menu masing-masing, mis. Absensi Santri, Hafalan Santri, atau Catat Pelanggaran.

  4. Buka form ubah data

    Klik Kembali untuk kembali ke Data Santri, lalu klik ikon pensil di baris santri. Jendela Edit Data Santri terbuka berisi data yang tersimpan.

    Perbaiki yang perlu: NIS, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir, Kamar, Kelas, Tahun Masuk, data wilayah (Provinsi sampai Kelurahan/Desa), dan Alamat.

    Pilihan Kamar menampilkan jumlah santri aktif dan kapasitasnya, mis. Al-Fatihah 01 (8/10). Kamar wajib diisi untuk santri Aktif; santri yang sudah keluar atau lulus boleh tanpa kamar. Bila Kelas dikosongkan (Pilih Kelas) lalu disimpan, santri dikeluarkan dari kelasnya di tahun ajaran aktif.

    Jangan memakai ikon tempat sampah untuk santri yang keluar atau lulus; catat mutasinya. Ikon itu meminta konfirmasi, dan santri yang sudah punya tagihan, tabungan, nilai, absensi, hafalan, pelanggaran, atau mutasi tidak bisa dihapus. Hapus hanya untuk data yang salah masuk dan belum dipakai; lihat Mencatat santri keluar, lulus, dan data alumni.

    Tips: Status santri dan unit tidak diubah di form ini. Untuk santri yang keluar, lulus, atau pindah unit, gunakan tombol mutasi di halaman detail. Untuk pindah kamar yang tercatat riwayatnya, pakai menu Pindah Kamar.

  5. Lengkapi identitas dan data wali

    Di bagian Identitas & Orang Tua Kandung (opsional), isi NIK (16 digit sesuai Kartu Keluarga), NISN (10 digit), Tempat Lahir, serta nama, pekerjaan, dan nomor HP ayah dan ibu. Data ini dipakai untuk EMIS/Dapodik dan surat-menyurat.

    Bagian Data Orang Tua / Wali menentukan akun wali untuk Cek Santri. Untuk mengganti wali, klik tanda silang pada wali terpilih, lalu ketik nama wali lain di Cari Orang Tua / Wali dan pilih dari daftar. Penjelasannya ada di Menyiapkan akun wali santri.

    Tips: NIK dan NISN tidak boleh sama dengan santri lain. Nomor HP ayah dan ibu diawali 08 atau 62, mis. 081234567890.

  6. Ganti foto lalu simpan

    Di bagian Foto Santri, pilih berkas foto baru dan tunggu sampai tulisan Mengunggah... hilang; pratinjaunya muncul di sebelah kiri. Foto lama diganti saat Anda menyimpan.

    Klik Simpan Perubahan. Jendela tertutup dan perubahan langsung tampil di daftar dan halaman detail.

    Tips: Foto berformat JPG atau PNG, maksimal 5 MB. Bila jendela tidak tertutup, cari tulisan merah di bawah kolom, mis. NIS sudah dipakai santri lain, wali belum dipilih, atau kamar yang dipilih sudah penuh.

  7. Unduh kartu satu santri

    Di halaman detail santri, bagian Kartu Santri menampilkan pratinjau kartu sesuai desain yang dipilih di Pengaturan > Pengaturan Pesantren, tab Tampilan Kartu. Kartu memuat nama dan logo pesantren, foto, NIS, nama santri, dan kode QR berisi NIS; sebagian desain juga memuat kamar. Bila pesantren Anda punya beberapa unit, nama, logo, dan alamat di kartu mengikuti identitas dokumen unit santri bila sudah diisi.

    Klik Unduh PNG. Gambar kartu tersimpan dengan nama Kartu_Santri_ diikuti NIS, siap dicetak atau dikirim.

    Tips: Desain Modern Linear juga memuat alamat pesantren dan alamat santri, jadi lengkapi keduanya sebelum mengunduh; alamat yang belum diisi dibiarkan kosong di kartu. Bila foto santri belum ada, kartu menampilkan gambar pengganti.

  8. Cetak kartu satu kelas

    Untuk mencetak banyak kartu, buka Kesiswaan > Data Santri dan klik Cetak Kartu. Di jendela Cetak Kartu Santri, pilih kelas di Pilih Kelas, lalu klik Cetak.

    Tab baru Cetak Semua Kartu Santri terbuka berisi kartu semua santri berstatus Aktif di kelas itu pada tahun ajaran aktif, urut nama, sepuluh kartu per lembar A4.

    Tips: Tombol Cetak Kartu tampil untuk akun yang boleh melihat data santri. Santri yang sudah keluar atau lulus tidak ikut dicetak, jadi periksa dulu isi kelasnya di Data Santri. Bila pesantren Anda punya beberapa unit, nama, logo, dan alamat tiap kartu mengikuti unit santrinya, sedangkan desainnya tetap dari Pengaturan Pesantren.

  9. Cetak atau simpan sebagai PDF

    Di tab cetak, klik tombol Cetak PDF di kanan atas. Jendela cetak peramban terbuka: pilih printer untuk mencetak langsung, atau pilih simpan sebagai PDF untuk menyimpan berkasnya.

    Gunakan kertas A4. Setiap kartu berukuran 85,6 x 54 mm, sama dengan ukuran KTP, sehingga mudah digunting dan dimasukkan ke tempat kartu.

    Tips: Bila warna latar kartu tidak ikut tercetak, nyalakan pilihan grafik latar (background graphics) di pengaturan cetak peramban. Tulisan Tidak ada data santri untuk dicetak. berarti kelas itu belum punya santri berstatus Aktif pada tahun ajaran aktif.

Apakah panduan ini membantu?

Masih ada yang belum jelas?

Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.

Chat WhatsApp Cek Status Layanan