Mengatur jadwal dan menerima kunjungan wali

Di menu samping, klik Kesiswaan > Kunjungan. Halaman Data Kunjungan Wali Santri berisi kotak pengajuan dari wali (bila ada), peraturan kunjungan, dan tabel semua kunjungan.

Bila belum ada jadwal yang dibuka, muncul pemberitahuan Wali belum bisa mengajukan kunjungan dari aplikasi. Klik Atur Jadwal Kunjungan di kanan atas, atau Atur Jadwal pada pemberitahuan itu.

Di halaman Jadwal Kunjungan, klik Tambah Jadwal. Di jendela Tambah Jadwal Kunjungan, isi:

• Hari, Mulai, dan Selesai, mis. Sabtu pukul 08.00 sampai 11.00.
• Kuota per tanggal: jumlah keluarga yang boleh berkunjung pada satu tanggal, mis. 20.
• Untuk santri: Semua santri, Putra saja, atau Putri saja.
• Nama jadwal (opsional). Bila dikosongkan, namanya menjadi "Kunjungan" diikuti nama hari.

Biarkan Dibuka untuk pengajuan wali menyala. Kotak di bawah formulir menunjukkan apa yang akan dilihat wali. Klik Simpan; muncul pesan Jadwal kunjungan ditambahkan. Wali sudah bisa memilihnya di aplikasi CekSantri.

Wali bisa memilih tanggal mulai besok sampai 4 minggu ke depan, pada hari yang sesuai dengan jadwal. Jadwal Putra saja atau Putri saja hanya muncul untuk santri berjenis kelamin itu, dan satu santri hanya bisa punya satu pengajuan pada tanggal yang sama.

Kuota baru terpakai setelah pengajuan disetujui. Kolom Disetujui mendatang di halaman Jadwal Kunjungan menunjukkan berapa kunjungan yang sudah disetujui untuk tanggal-tanggal ke depan pada setiap jadwal.

Matikan sakelar di kolom Dibuka untuk menutup jadwal sementara; muncul pesan Jadwal ditutup. Pengajuan yang sudah ada tidak terpengaruh. Nyalakan lagi untuk membukanya. Klik ikon pensil untuk mengubah hari, jam, atau kuota.

Ikon tempat sampah menghapus jadwal setelah konfirmasi. Jadwal yang sudah pernah dipakai pengajuan tidak dihapus, melainkan hanya ditutup.

Kembali ke halaman kunjungan lewat tautan Data Kunjungan di atas judul. Bila ada pengajuan baru, kotak Pengajuan dari Wali tampil di bagian atas dengan label jumlahnya, mis. 3 menunggu keputusan.

Setiap baris menampilkan santri dan NIS-nya, nama pengunjung beserta hubungan dan jumlah orang, tanggal dan jam kunjungan, keperluan, serta kapan pengajuan dikirim.

Klik Setujui. Status menjadi Disetujui dan muncul pesan Kunjungan disetujui. Wali sudah diberi tahu lewat aplikasi CekSantri. Wali menerima notifikasi yang memintanya datang sesuai jadwal dan melapor ke petugas.

Bila kuota tanggal itu sudah penuh, persetujuan ditolak dengan pesan Kuota jadwal ini sudah penuh. Tolak pengajuan atau naikkan kuota jadwal.

Klik Tolak. Di jendela Tolak Pengajuan Kunjungan, tulis Alasan untuk wali (opsional, maksimal 300 karakter) atau klik salah satu alasan cepat, mis. Bertepatan dengan kegiatan pondok. Klik Tolak & Beri Tahu Wali.

Wali menerima notifikasi berisi alasan tersebut, dan alasannya juga tampil di riwayat kunjungan pada aplikasi wali.

Untuk tamu yang datang tanpa pengajuan, klik Catat Kunjungan Baru. Di jendela Catat Kunjungan Baru, isi:

• Santri yang Dikunjungi: ketik minimal 2 huruf nama atau NIS, lalu klik nama santri.
• Nama Pengunjung dan Hubungan dengan Santri, mis. Ibu.
• Waktu Kunjungan (bawaannya saat ini).
• Keperluan / Tujuan Kunjungan, mis. "Mengantar kitab dan pakaian".
• Catatan Tambahan (Opsional).

Klik Simpan Kunjungan. Kunjungan tercatat dengan status Berjalan.

Saat wali yang pengajuannya disetujui melapor, cari kunjungannya di tabel (pilih status Disetujui atau ketik nama santri, lalu klik Filter), lalu klik Catat Kedatangan. Status menjadi Berjalan, dan muncul pesan yang menyebut nama pengunjung, diakhiri Status kunjungan: Berjalan.

Setelah kunjungan berakhir, klik Selesai. Tombol ini ada pada baris berstatus Disetujui atau Berjalan, dan muncul pesan Kunjungan ditandai selesai.

Ikon pensil membuka Edit Data Kunjungan, dan ikon tempat sampah menghapus kunjungan setelah konfirmasi Yakin ingin menghapus data kunjungan ini?.