Mengelola izin keluar dan pulang santri

Di menu samping, klik Kesiswaan > Perizinan. Halaman Data Perizinan Santri menampilkan Santri, Jenis Izin beserta alasannya, Waktu Izin, Batas Kembali, Aktual Kembali, dan Status. Izin terbaru ada di atas.

Status izin berjalan berurutan: Menunggu, lalu Disetujui atau Ditolak, lalu Berjalan saat santri keluar, dan akhirnya Selesai atau Terlambat saat santri kembali. Ditolak, Selesai, dan Terlambat adalah status akhir dan tidak bisa diubah lagi.

Pengajuan dari wali lewat aplikasi Cek Santri masuk dengan status Menunggu. Pilih Menunggu di kotak Semua Status; daftar langsung tersaring. Untuk mencari santri tertentu, ketik nama atau NIS di Cari nama santri..., lalu tekan Enter.

Tombol bergambar panah putar (Reset Filter) mengosongkan saringan.

Bila santri atau wali meminta izin secara langsung, klik Tambah Izin Baru. Di jendela Tambah Izin Santri Baru:

• Di kolom Santri, ketik minimal 2 huruf nama atau NIS, lalu klik nama santri di daftar saran sampai tampil Terpilih: Ahmad Fauzi.
• Pilih Jenis Izin: Pulang, Keluar Kompleks, Sakit / Ke RS, Acara Keluarga, atau Lainnya.
• Isi Alasan Izin, mis. "Menghadiri pernikahan kakak".
• Isi Waktu Mulai dan Waktu Selesai (Batas), lengkap dengan tanggal dan jam.
• Tambahkan Catatan (Opsional) bila perlu.

Klik Simpan Izin. Izin ini juga berstatus Menunggu, jadi lanjutkan ke langkah berikutnya untuk menyetujuinya.

Pada baris berstatus Menunggu, klik tombol centang hijau (Setujui Izin) atau tombol silang merah (Tolak Izin). Setujui langsung berlaku tanpa konfirmasi, sedangkan Tolak meminta konfirmasi Tolak pengajuan izin ini? Wali akan diberi tahu bila punya akun aplikasi. Setelah itu muncul pesan seperti Status perizinan berhasil diupdate menjadi Disetujui. Wali sudah diberi tahu lewat aplikasi CekSantri.

Wali yang punya akun Cek Santri menerima notifikasi, mis. "Pengajuan izin Pulang untuk Ahmad Fauzi telah Disetujui." Bila wali belum punya akun, pesan di halaman diakhiri Wali belum punya akun aplikasi, jadi belum diberi tahu.

Saat santri benar-benar meninggalkan pesantren, klik Santri Keluar pada baris berstatus Disetujui. Status berubah menjadi Berjalan.

Saat santri melapor kembali, klik Santri Kembali. Waktu saat tombol diklik dicatat di kolom Aktual Kembali.

Bila waktu itu sudah melewati Batas Kembali, status menjadi Terlambat; bila belum, status menjadi Selesai. Pesannya, mis. Santri telah kembali. Status: Selesai.

Pilih Berjalan di saringan status untuk melihat santri yang masih di luar, atau Terlambat untuk melihat santri yang kembali melewati batas. Wali juga melihat status Terlambat di riwayat izin anaknya.

Status Terlambat tidak otomatis menjadi pelanggaran. Bila keterlambatan perlu diberi poin atau sanksi, catat lewat Mencatat pelanggaran santri dan poinnya.

Klik ikon pensil untuk membuka Edit Izin Santri. Anda bisa mengganti santri, jenis izin, alasan, waktu mulai dan batas, serta catatan, lalu klik Simpan Perubahan. Status tidak diubah lewat jendela ini.

Untuk menghapus, klik ikon tempat sampah lalu setujui Yakin ingin menghapus data ini?. Izin yang dihapus juga hilang dari aplikasi wali.

Di aplikasi Cek Santri, wali memantau status setiap izin di Riwayat Perizinan Asrama. Izin yang berstatus Disetujui, Berjalan, Selesai, atau Terlambat juga dihitung pada Analisa Presensi di aplikasi wali. Setiap hari dalam izin, sampai batasnya atau sampai santri kembali bila lebih cepat, dihitung sebagai hari sakit untuk jenis Sakit dan hari izin untuk jenis lain. Hari yang belum tiba belum dihitung, dan hari ketika santri tercatat hadir di absensi pelajaran tetap dihitung hadir.

Izin tidak otomatis mengubah absensi pelajaran. Ustadz tetap menandai santri sebagai Izin atau Sakit di Absensi Santri (lihat Mengisi absensi santri dan melihat rekapnya).