Mencatat santri keluar, lulus, dan data alumni

Klik Kesiswaan > Data Santri, cari santrinya, lalu klik ikon mata (Detail). Di kolom kiri, di bawah Kamar dan Kelas, tampil tombol mutasi sesuai status santri:

• santri Aktif: Keluarkan (Mutasi Keluar), Luluskan, dan tautan Catat sebagai santri pindahan (mutasi masuk), ditambah Pindah Unit bila pesantren punya beberapa unit;
• santri Keluar atau Lulus: Aktifkan Kembali.

Klik Keluarkan (Mutasi Keluar). Di form Mutasi Keluar, isi Tanggal keluar dan pilih Alasan: Pindah sekolah/pesantren, Mengundurkan diri, Dikeluarkan, Meninggal dunia, atau Lainnya.

Bila santri pindah, tulis nama sekolah atau pesantren barunya di Sekolah/pesantren tujuan (bila pindah). Tambahkan Keterangan bila perlu, lalu klik Simpan. Muncul pesan Mutasi Keluar dicatat. Status santri: Keluar., dan catatannya tampil di Riwayat Mutasi.

Klik Luluskan. Di form Lulus, isi Tanggal lulus dan, bila perlu, Keterangan, lalu klik Simpan. Status santri menjadi Lulus dan santri masuk Data Alumni dengan tanggal lulus tersebut.

Untuk meluluskan satu kelas sekaligus di akhir tahun ajaran, pakai Akademik > Kenaikan Kelas dengan jenis proses Luluskan; lihat panduan kenaikan kelas.

Untuk santri baru yang pindah dari sekolah atau pesantren lain, tambahkan dulu santrinya di Data Santri. Lalu di halaman detailnya, klik Catat sebagai santri pindahan (mutasi masuk).

Di form Mutasi Masuk, isi Tanggal masuk, pilih Alasan, isi Sekolah/pesantren asal, lalu klik Simpan. Status santri tetap Aktif; catatan ini hanya menandai bahwa ia santri pindahan.

Bila santri kembali belajar, atau status Keluar atau Lulus tercatat karena salah input, buka detailnya dan klik Aktifkan Kembali. Isi Tanggal, pilih Alasan (Kembali belajar, Salah input, atau Lainnya), lalu klik Simpan.

Status kembali Aktif, dan santri yang sebelumnya lulus tidak lagi tampil di Data Alumni. Kamar tidak dikembalikan otomatis; pilih kamarnya lagi lewat Kesiswaan > Pindah Kamar atau ikon pensil di Data Santri.

Mutasi keluar dan lulus mengubah status santri dan mengosongkan kamarnya. Hal lain yang perlu diketahui:

• Tagihan: tagihan yang sudah ada tidak dihapus atau dibatalkan. Tagihan yang belum lunas tetap tercatat di laporan tunggakan. Santri yang tidak Aktif tidak mendapat tagihan baru saat tagihan bulanan dibuat.
• Pengingat tunggakan lewat WhatsApp tidak dikirim untuk santri berstatus Keluar, tetapi tetap dikirim untuk santri berstatus Lulus.
• Akun wali tidak diubah. Wali tetap bisa masuk ke Cek Santri dan masih melihat data serta tagihan anaknya. Bila wali tidak boleh masuk lagi dan tidak punya anak lain yang masih aktif, nonaktifkan akunnya di Pengaturan > Manajemen Akun.
• Kamar dikosongkan, sehingga santri tidak lagi terhitung penghuni di Data Kamar. Kamar terakhirnya tercatat di riwayat Pindah Kamar dengan tujuan Keluar asrama.
• Riwayat kelas tidak dihapus; riwayat absensi, nilai, hafalan, dan prestasi tetap tersimpan.
• Santri tidak lagi muncul di pilihan santri aktif, mis. di Kenaikan Kelas, Absensi Santri, Rekap Absensi, Pindah Kamar, Cetak Kartu, Prestasi, dan Perizinan.

Klik Kesiswaan > Mutasi Santri. Atur periode di Dari dan Sampai (bawaannya 1 Januari tahun ini sampai hari ini), lalu saring dengan Jenis atau Cari santri (nama atau NIS).

Kartu ringkasan menunjukkan jumlah tiap jenis: Mutasi Masuk, Mutasi Keluar, Lulus, Aktif Kembali, dan Pindah Unit bila ada beberapa unit. Klik sebuah kartu untuk menyaring jenis itu, dan klik lagi untuk melepasnya. Tabel menampilkan Tanggal, Santri, Jenis, Alasan / Keterangan, Asal / Tujuan, dan Dicatat oleh.

Klik Kesiswaan > Data Alumni. Halaman ini memuat semua santri berstatus Lulus dengan kolom Alumni, Angkatan (tahun masuk), Kelas Terakhir, Tahun Ajaran Terakhir, Tanggal Lulus, dan Wali beserta nomor HP-nya.

Cari lewat kotak Cari nama atau NIS, atau pilih tahun di Semua tahun untuk melihat satu angkatan lulusan. Klik Ekspor CSV untuk mengunduh semua alumni sesuai pencarian dan tahun yang dipilih, lengkap dengan alamatnya, mis. untuk undangan reuni.