Kenaikan kelas, pindah kelas, dan pindah kamar santri
Untuk admin: menaikkan kelas banyak santri sekaligus di akhir tahun ajaran, meluluskan santri kelas akhir, mengaktifkan tahun ajaran baru, serta memindah kelas atau kamar seorang santri di tengah tahun.
Untuk: Admin & Operator
Diperbarui 22 Oktober 2026
Panduan ini untuk admin. Hasilnya, setiap santri tercatat di kelas barunya pada tahun ajaran berikutnya, santri kelas akhir berstatus Lulus, dan perpindahan kelas atau kamar di tengah tahun tercatat rapi.
Sebelum kenaikan kelas, buat dulu tahun ajaran berikutnya (lihat Membuat tahun ajaran dan semester) dan pastikan kelas tujuannya sudah ada di Master Kelas (lihat Menyiapkan tingkatan, kelas, dan kamar asrama). Kenaikan kelas ke tahun ajaran baru tidak menghapus kelas lama. Kelas lama ditandai Naik, Tinggal Kelas, atau Lulus di riwayat kelas santri, dan nilai serta rapor tahun berjalan tetap bisa dibuka.
-
Buat tahun ajaran berikutnya
Buka Akademik > Tahun Ajaran, klik Tambah Tahun Ajaran, lalu isi nama (mis. 2026/2027) serta tanggal mulai dan selesainya. Biarkan Set sebagai Aktif mati dulu; tahun ajaran ini baru diaktifkan setelah semua kelas diproses. Tahun ajaran ini harus sudah ada sebelum kenaikan kelas, karena halaman Kenaikan Kelas memakainya sebagai tujuan.
Tips: Bila tahun ajaran baru terlanjur diaktifkan, kenaikan kelas tetap bisa dikerjakan. Pada langkah 3, pilih tahun ajaran lama sebagai Tahun Ajaran Saat Ini. Selama kenaikan kelas belum diproses, Absensi Santri dan Rekap Absensi tidak menampilkan santri kelas itu, karena santri belum tercatat di kelas mana pun pada tahun ajaran aktif.
-
Buka halaman Kenaikan Kelas
Di menu samping, klik Akademik > Kenaikan Kelas. Halaman Kenaikan Kelas Massal terbagi dua: pengaturan di kiri (Filter Sumber dan Target Kenaikan) dan Daftar Santri di kanan.
Tips: Menu Kenaikan Kelas hanya tampil untuk akun dengan role admin.
-
Pilih kelas asal
Di Filter Sumber, pilih Tahun Ajaran Saat Ini (bawaannya tahun ajaran aktif, bertanda (Aktif)) dan Kelas Saat Ini, mis. 7A. Daftar Santri lalu berisi santri berstatus Aktif yang tercatat di kelas itu pada tahun ajaran tersebut, lengkap dengan NIS, nama wali, dan kamarnya.
Tips: Santri berstatus Lulus atau Keluar tidak muncul di daftar ini.
-
Centang santri yang akan diproses
Centang santri satu per satu, atau centang Pilih Semua. Judul daftar menunjukkan jumlahnya, mis. Daftar Santri (28/30 Terpilih). Periksa daftar ini sebagai pratinjau sebelum memproses.
Biarkan tanpa centang santri yang tinggal kelas, lalu proses mereka terpisah ke kelas yang sama di tahun ajaran berikutnya.
Tips: Tombol proses baru bisa diklik setelah ada santri yang dicentang. Mengganti tahun ajaran atau kelas asal menghapus semua centang. Klik judul kolom NIS, Nama Santri, atau Kamar untuk mengurutkan daftar.
-
Tentukan tahun ajaran dan kelas tujuan
Di Target Kenaikan, pastikan Jenis Proses pada Naik Kelas. Tahun Ajaran Target otomatis berisi tahun ajaran sesudah tahun asal, mis. 2026/2027; periksa isinya, lalu pilih Kelas Target, mis. 8A. Untuk santri yang tinggal kelas, pilih kelas yang sama dengan kelas asal.
Bila pesantren Anda punya beberapa unit, kelas target dikelompokkan per unit. Memilih kelas di unit lain (mis. dari kelas 9 SMP ke kelas 10 SMA) memunculkan peringatan kuning: santri ikut dipindah ke unit itu dan tercatat sebagai mutasi Pindah Unit, sedangkan tagihan dan riwayat lamanya tetap di unit asal. Lihat juga panduan multi-unit.
Tips: Bila Tahun Ajaran Target kosong, tahun ajaran berikutnya belum dibuat; buat dulu di Akademik > Tahun Ajaran. Bila Anda memilih tahun ajaran yang sama dengan tahun asal, muncul peringatan kuning dan kotak "Saya mengerti, pindahkan kelas di tahun ajaran yang sama." yang wajib dicentang, karena kelas santri di tahun itu diganti, bukan dinaikkan. Kelas target boleh sama dengan kelas asal bila tahun ajarannya berbeda. Tingkatnya tidak boleh lebih rendah dari kelas asal, kecuali kelas di unit lain.
-
Proses kenaikan kelas
Periksa kotak Pratinjau di atas tombol: jumlah santri, kelas dan tahun ajaran asal, kelas dan tahun ajaran tujuan, serta tanda untuk kelas lama (Naik atau Tinggal Kelas). Bila ada santri yang sudah punya kelas lain di tahun tujuan, namanya didaftar karena kelas itu akan diganti.
Klik Proses Kenaikan Kelas, lalu setujui konfirmasi yang menyebut jumlah santri yang dipilih. Muncul pesan, mis. 28 santri berhasil dipromosikan.
Ulangi langkah 3 sampai 6 untuk setiap kelas.
Tips: Santri yang sudah dinaikkan tetap tampil di daftar kelas asal, karena kelas lamanya disimpan sebagai riwayat dengan status Naik atau Tinggal Kelas. Memproses ulang santri yang sama ke kelas lain di tahun ajaran target hanya mengganti kelas tujuannya, tidak menggandakan.
-
Luluskan santri kelas akhir
Untuk kelas terakhir, pilih kelasnya di Kelas Saat Ini, centang santri yang lulus, lalu pilih Luluskan di Jenis Proses. Periksa Tanggal Lulus (bawaannya hari ini dan tidak boleh setelah hari ini), klik Proses Kelulusan, lalu setujui konfirmasinya.
Status santri berubah menjadi Lulus, kelulusannya tercatat di riwayat mutasi, kelas terakhirnya ditandai Lulus, kamarnya dikosongkan, dan santri masuk Data Alumni. Penjelasannya ada di Mencatat santri keluar, lulus, dan data alumni.
Tips: Santri yang sudah diluluskan hilang dari daftar kelas asal, karena daftar hanya memuat santri berstatus Aktif.
-
Aktifkan tahun ajaran baru
Setelah semua kelas diproses, buka Akademik > Tahun Ajaran dan klik Set Aktif pada tahun ajaran baru. Kolom Kelas di Data Santri kini menampilkan kelas baru, dan tab Riwayat Kelas di detail santri memuat kelas lama dan kelas baru.
Jenis pembayaran yang dikhususkan untuk kelas tertentu ditagihkan menurut kelas santri di tahun ajaran aktif. Tagihan yang sudah dibuat sebelumnya tidak berubah.
Jangan mengaktifkan tahun ajaran baru sebelum semua kelas diproses. Absensi Santri dan Rekap Absensi hanya memuat santri yang tercatat di kelas pada tahun ajaran aktif, jadi kelas yang belum diproses tampil tanpa santri.
Tips: Santri yang tinggal kelas juga diproses di halaman Kenaikan Kelas: pilih kelas yang sama sebagai Kelas Target di tahun ajaran berikutnya, dan kelas lamanya ditandai Tinggal Kelas. Santri tanpa kelas di tahun ajaran aktif bertanda - di kolom Kelas dan tidak muncul di Absensi Santri.
-
Pindahkan kelas seorang santri
Untuk memindah seorang santri ke kelas lain di tahun ajaran aktif, mis. dari 8A ke 8B, buka Kesiswaan > Data Santri, klik ikon pensil pada santri, pilih kelas baru di Kelas, lalu klik Simpan Perubahan.
Untuk memindah banyak santri sekaligus di tahun yang sama, pakai halaman Kenaikan Kelas dengan Tahun Ajaran Target sama dengan tahun ajaran asal, lalu centang Saya mengerti, pindahkan kelas di tahun ajaran yang sama.
Tips: Kelas baru menggantikan kelas lama pada tahun ajaran aktif, sehingga kelas lama tidak muncul di Riwayat Kelas. Pilihan kelas hanya berisi kelas di unit santri. Bila Kelas dikosongkan (Pilih Kelas) lalu disimpan, santri dikeluarkan dari kelasnya di tahun ajaran aktif.
-
Pindahkan kamar santri
Klik Kesiswaan > Pindah Kamar, lalu tombol Pindah Kamar. Di jendela yang terbuka, ketik nama atau NIS santri berstatus Aktif dan pilih dari daftar; Kamar Saat Ini terisi sendiri. Pilih Kamar Tujuan, periksa Tanggal & Waktu Pindah, dan pilih Alasan Pindah (untuk Lain - Lain, tulis alasannya). Klik Proses Pindah Kamar.
Kamar santri langsung berganti dan perpindahannya tercatat di daftar. Bila keliru, klik Batal pada baris itu dan setujui konfirmasinya; santri kembali ke kamar sebelumnya.
Tips: Hanya perpindahan terakhir seorang santri yang bisa dibatalkan. Baris dengan tujuan Keluar asrama dicatat otomatis saat santri keluar atau lulus dan tidak punya tombol Batal. Pilihan Kamar Tujuan menampilkan jumlah santri aktif dan kapasitasnya, mis. (8/10); kamar yang sudah penuh bertanda penuh dan tidak bisa dipilih. Mengganti kamar lewat ikon pensil di Data Santri tidak tercatat di riwayat Pindah Kamar.
Apakah panduan ini membantu?
Masih ada yang belum jelas?
Hubungi tim kami dari menu Bantuan & Dukungan di aplikasi Sistem Pesantren, atau lewat WhatsApp.